Gestionnaire de Bureau

Résumé du poste

The Office Manager oversees administrative operations and a multidisciplinary team at the Automotive Logistics Center to ensure efficient daily workflows. They are responsible for driving customer satisfaction, managing vehicle title processing, and fostering a collaborative team culture.

Détails du poste

Qui nous sommes : Chez OPENLANE, nous simplifions la vente en gros afin de permettre à nos clients d'accroître leur succès. Nous sommes une entreprise technologique qui développe le marché numérique de véhicules d'occasion le plus avancé et le plus simple au monde. Nous sommes une entreprise de données qui aide ses clients à acheter et à vendre plus intelligemment grâce à des analyses claires et exploitables. Et nous sommes une entreprise d'innovation qui propulse l'avenir du remarketing de gros par la curiosité, la collaboration et l'esprit d'entreprise. Nos valeurs : Waybuilders déterminés. Nous relevons les défis qui nous inspirent à construire, à créer et à innover. Curiosité insatiable. Nous cherchons à comprendre et à améliorer l'expérience de nos clients. Prise de risques éclairée. Nous transformons le risque en progrès grâce aux données, à l'expérience et à l'intuition. Responsabilité assumée avec courage. Nous tenons nos promesses et apprenons en cours de route. Nous recherchons : Un(e) gestionnaire de bureau qui dirigera les opérations administratives de notre Centre de logistique automobile (CLA), bâtira une équipe de service à la clientèle axée sur la confiance et agira comme personne-ressource pour les escalades liées au succès client. Dans ce rôle, vous supervisez une équipe multidisciplinaire afin d'assurer l'exécution fluide des activités quotidiennes, d'optimiser les processus administratifs et d'offrir une expérience client exceptionnelle au sein du CLA. Vous êtes : Axé(e) sur le client. Vous soutiendrez nos concessionnaires clients afin de leur garantir un service d'une qualité exemplaire et de veiller au traitement rapide de toutes leurs préoccupations. Collaboratif(ve). Vous favorisez un environnement fondé sur la confiance, encadrez votre équipe et travaillez en étroite synergie avec les services interfonctionnels, notamment les ventes, les opérations et les autres équipes corporatives. Orienté(e) processus. Vous évaluez rapidement les situations, cernez et analysez les goulots d'étranglement, assurez la conformité et saisissez les occasions d'améliorer les flux de travail. Motivé(e) et dynamique. Vous faites preuve d'un grand sens de l'initiative et vous êtes à l'aise pour mobiliser votre équipe pour atteindre les objectifs fixés. Votre mission: Relevant directement de la personne responsable de la direction régionale principale, Opérations des CLA, vous collaborez au quotidien avec le ou la gestionnaire principale des opérations du CLA, et vous travaillerez en partenariat étroit avec les gestionnaires d'autres services, notamment les Ventes, l'Arbitrage, la Comptabilité ainsi que d'autres CLA. Vos responsabilités : Superviser et encadrer une équipe de professionnels de l'administration et du service à la clientèle, comprenant des coordonnateurs de comptes/rachats, des commis aux titres et au bureau ainsi que des commis d'encan, en veillant à ce que chaque fonction s'exécute avec efficacité et selon des normes de rendement élevées. Promouvoir une expérience client supérieure pour assurer la satisfaction de la clientèle et favoriser sa fidélisation, notamment en cernant les pistes d'amélioration des processus et en déployant les initiatives corporatives. Assumer un rôle proactif dans la résolution de toutes les préoccupations des clients, en collaborant au besoin avec les équipes des ventes, des relations avec les concessionnaires et de l'arbitrage d'OPENLANE afin d'assurer la satisfaction client, tout en interagissant avec les gestionnaires d'autres services pour respecter les livrables ou régler des enjeux opérationnels ou clients. Superviser la gestion des titres de propriété des véhicules, en s'assurant que l'équipe respecte les exigences provinciales et qu'elle effectue la saisie, le traitement et la remise des titres de manière efficace et conformément aux accords de niveau de service (SLA). Surveiller les systèmes internes pour les véhicules vendus en amont, en assurant une coordination efficace des demandes de titres sur la plateforme OPENLANE et en répondant aux demandes de renseignements provenant d'autres emplacements OPENLANE. Comprendre les plateformes internes et celles destinées aux concessionnaires, afin de former efficacement les clients internes et externes et de résoudre leurs problèmes. Collaborer avec l'équipe d'inscription des concessionnaires pour faciliter l'adhésion des clients et la mise à jour de leurs renseignements. Veiller à ce que l'équipe de bureau soit prête à accomplir ses fonctions les jours d'encan (service à la clientèle, représentation à l'encan et rapports d'après-vente), et assurer le triage des problèmes immédiats des clients en apportant des solutions sur-le-champ pour offrir une expérience optimale, maximiser les ventes et soutenir les membres de l'équipe du CLA. Développer les talents : attirer, mobiliser, fidéliser et faire évoluer des professionnels de talent chez OPENLANE, notamment en établissant des objectifs, en fournissant une rétroaction claire et en offrant du coaching axé sur la performance. Mobiliser les équipes : instaurer et maintenir une culture d'équipe solide fondée sur la confiance, qui valorise les talents de chacun, célèbre la diversité et contribue à la mission d'OPENLANE de simplifier le commerce de gros. Incontournables : Baccalauréat ou expérience équivalente 3 ans ou plus d'expérience en gestion, en encadrement et en direction d'équipes administratives ou de service à la clientèle Expérience éprouvée dans les stratégies de fidélisation de la clientèle et l'amélioration continue des processus opérationnels Bilinguisme (français et anglais) Ce rôle requiert des interactions régulières avec des clients, des gestionnaires et des collègues situés au Québec, dans d'autres provinces ou à l'étranger qui ne parlent pas nécessairement français. Aisance avec la technologie et maîtrise de la suite Google (Google Workspace) Non négligeables : 3 ans ou plus d'expérience dans le secteur du reconditionnement et de la revente de véhicules d'occasion (remarketing automobile), incluant la maîtrise des processus de transfert de titres de propriété de véhicules et de la réglementation de l'industrie. Connaissance pratique des plateformes transactionnelles et des systèmes internes d'OPENLANE. Ce que nous offrons : Salaire concurrentiel Avantages sociaux pour les soins médicaux, dentaires et la vue avec contributions de l'employeur à un compte gestion-santé (É.-U.) et options de compte de gestion-santé flexible (É.-U.) Régime 401K (É.-U.) ou REER (Canada) avec cotisation de contrepartie de l'entreprise, acquis immédiatement Vacances, congés personnels et congés de maladie payés Congé de maternité et de paternité payé (É.-U.) Assurance invalidité de courte durée, assurance invalidité de longue durée, assurance vie et assurance décès et mutilation accidentels payées par l'employeur (É.-U.) Programme d'aide aux employés complet Journée de bénévolat « Leap into Service » payée par l'employeur Remboursement des frais de scolarité pour les programmes admissibles Possibilités d'élargir vos compétences et de partager vos connaissances au sein d'une organisation mondiale cotée en bourse Culture d'entreprise axée sur les promotions internes, les cheminements de carrière diversifiés et l'avancement professionnel significatif Ça vous intéresse? Postulez dès maintenant - Nous avons hâte de vous connaitre!

Ce que vous ferez

The Office Manager oversees administrative operations and a multidisciplinary team at the Automotive Logistics Center to ensure efficient daily workflows. They are responsible for driving customer satisfaction, managing vehicle title processing, and fostering a collaborative team culture.

Exigences

Candidates must possess a bachelor's degree or equivalent experience along with at least 3 years of experience in administrative or customer service team management. Proficiency in Google Workspace and bilingualism in French and English are required, with automotive industry experience considered an asset.

Avantages

• Health insurance
• Dental insurance
• Vision insurance
• Health spending account
• Flexible health spending account
• RRSP with company matching
• Paid vacation
• Paid personal days
• Paid sick leave
• Paid maternity and paternity leave
• Short-term disability insurance
• Long-term disability insurance
• Life insurance
• Accidental death and dismemberment insurance
• Employee assistance program
• Paid volunteer day
• Tuition reimbursement

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Regulatory Compliance · Souhaitée
• Google Workspace · Souhaitée
• Analyse de données · Souhaitée
• Team Leadership · Souhaitée
• Client Relationship Management · Souhaitée
• Conflict Resolution · Souhaitée
• Process Improvement · Souhaitée
• Cross-Functional Collaboration · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Team leadership
• Customer service
• Administrative operations
• Process improvement
• Conflict resolution
• Performance coaching
• Automotive remarketing
• Title management
• Google Workspace
• Client relationship management
• Strategic planning
• Data analysis
• Cross-functional collaboration
• Regulatory compliance
• Staff training
• Operational management
• Data Analysis
• Process Improvement
• Performance Management
• Management
• Operations
• Workflow Management
• Team Management
• Team Leadership
• Regulatory Compliance
• Customer Relationship Management
• Coaching
• Customer Service
• Cross-Functional Collaboration
• Strategic Planning
• Inventory Management
• Office Management
• Operational Efficiency
• Conflict Resolution
• Process Optimization
• Automotive Industry
• Bilingual (French/English)
• Performance Coaching
• Title Processing

Domaines d’emploi

• Management & Leadership
• Administrative
• Customer Service & Support
• Logistics
• Transportation
• Office Manager
• Office Manager (General)
• Office Supervisors
• First-Line Supervisors of Office and Administrative Support Workers

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