Adjoint(e) administratif(ve)

Résumé du poste

Provides administrative support for construction projects by organizing and verifying project documentation, opening and configuring project files, preparing purchase orders, entering CRM data, and following up on client approvals. Supports estimating and tender processes by maintaining bid records, organizing plans and specifications, preparing public tender documents, and coordinating pricing requests with suppliers and subcontractors.

Détails du poste

Temps pleinMontréal et Rive-NordÀ discuterAvril 2026 L’adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien administratif global des opérations de l’entreprise. Elle est responsable de la gestion documentaire, du suivi administratif des projets, de la coordination des communications internes et externes ainsi que du support aux équipes de gestion de projets, de chantier et d’estimation. Elle joue un rôle central dans la fluidité opérationnelle en s’assurant que toute la documentation est complète, conforme et bien organisée, tout en soutenant la planification et le suivi des projets ainsi que le processus de soumission. Principales responsabilités Administration/Projet : Rassembler, vérifier et compléter toute la documentation nécessaire à la dénonciation de contrat. Effectuer les demandes d’info-excavation et assurer le suivi jusqu’à la réception des confirmations. Procéder à l’ouverture des projets à la CNESST et CCQ. Ouvrir et paramétrer les contrats dans le logiciel de gestion de projets. Préparer les bons de commandes des fournisseurs et sous-traitants, selon les besoins des projets. Transcrire les prix et les conditions du contrat dans le décompte progressif. Entrée de donnée dans le CRM (billets, quantités, etc) Classer et archiver les courriels et documents par projet, selon les procédures internes. Effectuer le suivi des approbations de décomptes auprès des clients et relancer au besoin. Estimation : Assurer le suivi et la mise à jour du tableau des soumissions. Attribuer un numéro de soumission en respectant la nomenclature de l’entreprise et structurer les dossiers de soumission. En collaboration avec l’estimateur, classer les courriels liés aux demandes de soumission. Classer et organiser les plans et devis pour chaque soumission. Commander et classer les documents d’appel d’offre public sur le SEAO et assurer le suivi des addendas. Préparer et rédiger les documents de soumission pour les appels d’offres public Rédiger les bordereaux de soumission dans le logiciel d’estimation. Collaborer avec l’estimateur pour l’envoi et le suivi des demandes de prix auprès des sous-traitants et fournisseurs. Excellente organisation et gestion des priorités dans un environnement de travail dynamique Rigueur et souci du détail dans la gestion de la documentation et des dossiers Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion de projets et comptables Capacité à travailler en collaboration avec plusieurs intervenants simultanément (chargés de projets, contremaîtres, sous-traitants, clients) Excellentes compétences en communication écrite et orale Autonomie et sens des responsabilités dans le suivi des dossiers Connaissance des processus administratifs liés à la construction (un atout) Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéanciers Discrétion et professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles DEC en administration, gestion de projets, bureautique ou domaine connexe (un atout) Connaissance du logiciel SEAO (un atout) Connaissance des processus CCQ et CNESST (un atout) Connaissance du milieu de la construction ou du génie civil (un atout) Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) Entreprise familiale en pleine croissance, Pavage Desjardins Inc. offre des travaux de pose d’enrobé bitumineux dans le secteur commercial, municipal et multirésidentiel. Chez nous, on croit que la force d’un chantier repose sur l’équipe. On mise sur la rigueur, la qualité du travail et la collaboration au quotidien. Jeune, dynamique et bien établie, l’entreprise grandit rapidement, mais on garde une chose essentielle : un esprit familial et humain. On offre un milieu de travail respectueux, flexible et axé sur la confiance. Ici, on avance ensemble, on se soutient sur le terrain et on est fiers de ce qu’on construit. Spécialiste en travaux d’asphaltage et génie civil – commercial, municipal, industriel et résidentiel. Région de Montréal, Laval et Couronne Nord.

Ce que vous ferez

Provides administrative support for construction projects by organizing and verifying project documentation, opening and configuring project files, preparing purchase orders, entering CRM data, and following up on client approvals. Supports estimating and tender processes by maintaining bid records, organizing plans and specifications, preparing public tender documents, and coordinating pricing requests with suppliers and subcontractors.

Exigences

The role calls for strong organization, attention to detail, prioritization, communication, autonomy, discretion, and the ability to manage multiple files and deadlines while collaborating with project and construction teams. Proficiency with Microsoft Office is expected; a related college diploma and knowledge of SEAO, CCQ, CNESST, construction, project management, and accounting software are listed as assets.

Compétences indiquées

• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Document Management
• Project Administration
• Bid and Tender Coordination
• Construction Administration
• Data Entry
• Purchase Order Preparation
• Progress Billing Follow-Up
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• Outlook
• Project Management Software
• Estimation Software
• SEAO
• CNESST and CCQ Processes
• Communication and Organization

Domaines d’emploi

• Administrative
• Construction
• Engineering

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