Adjoint(e) à la direction

Résumé du poste

The executive assistant will provide administrative and organizational support to the senior director of claims, managing agendas and coordinating key activities. They will also act as a primary contact for partners, prepare executive documentation, and contribute to process improvements.

Détails du poste

Une carrière accessible et valorisante Vous êtes en quête de nouveauté? Promutuel Assurance vous offre d’évoluer au cœur d’un milieu de travail tourné vers l’humain, où règne un esprit d’équipe hors du commun. Voici l’occasion de développer vos compétences au sein d’une communauté de spécialistes de partout au Québec, qui s’affairent à façonner l’avenir de notre industrie. À propos du poste Vous aimez être au cœur de l'action et contribuer directement à la réussite d'une équipe de direction? Vous excellez dans un environnement où les priorités évoluent rapidement et où la coordination, l'anticipation et le jugement font toute la différence? Relevant du Directeur principal indemnisation, vous agirez comme un véritable partenaire de confiance en assurant un soutien administratif et organisationnel. Grâce à votre sens de l'organisation, votre proactivité et votre capacité à assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément, vous contribuerez à l'efficacité de la direction et au bon déroulement de ses activités. Ce poste peut être occupé sur le territoire de Promutuel Assurance Les Bâtisseurs, du Lac au Fleuve ou de Côte-Est et, plus précisément, Trois-Rivières, Québec, Victoriaville, Chicoutimi ou Rivière-du-Loup. À quoi ressemblera votre travail? Soutenir le directeur principal dans la gestion et la coordination de ses activités, de ses priorités et de ses engagements. Agir comme personne-ressource auprès des différents partenaires et assurer une circulation fluide de l'information. Assurer le suivi des échéanciers, des livrables et des plans d’action convenues dans certains dossiers et initiatives. Préparer et réviser des présentations, rapports, analyses, communications et autres documents destinés à divers publics. Organiser et coordonner des rencontres de gestion, des comités et des événements. Assurer la gestion proactive de l'agenda en tenant compte des priorités, des enjeux organisationnels et des attentes des différents intervenants. Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs de la direction en faisant preuve de curiosité envers les nouvelles technologies et en proposant des solutions favorisant l'efficacité opérationnelle. Traiter avec discrétion de l’information de nature confidentielle et exercer un jugement professionnel dans des situations nécessitant diplomatie et discernement. Apporter un soutien à divers projets, initiatives et mandats spéciaux nécessitant coordination, rigueur et autonomie. Avez-vous ce profil-LÀ? Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou dans une discipline pertinente; Minimum de cinq années d’expérience dans un rôle similaire; Excellente maîtrise du français et habileté rédactionnelle; Avoir une maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise, autant à l’oral qu’à l’écrit, afin de pouvoir préparer de la documentation ainsi que d’interagir et échanger occasionnellement avec nos partenaires et répondre aux objectifs de croissance du Groupe Promutuel au moyen d’interactions générales ou simples. Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Copilot. Expérience marquée dans la préparation de documents corporatifs, de comptes-rendus et de présentations exécutives. Habileté à gérer simultanément plusieurs dossiers tout en respectant des échéanciers parfois serrés. La personne que nous recherchons : Reconnue pour son sens du service et sa capacité à établir des relations professionnelles de qualité. Organisée et rigoureuse, elle assure un suivi impeccable des dossiers qui lui sont confiés. Autonome et proactive, elle anticipe les besoins et propose des solutions. Dotée d’un excellent jugement, elle fait preuve de discrétion et de professionnalisme dans la gestion d’information sensible. Habile à naviguer dans un environnement où les priorités évoluent rapidement, elle sait faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité. Collaborative et soucieuse du succès collectif, elle favorise le partage d’information et le travail d’équipe. Disponible pour effectuer des déplacements occasionnels. Pourquoi joindre notre équipe? Évoluez dans un environnement stimulant où les journées sont diversifiées et les défis nombreux. Collaborez avec plusieurs intervenants et participez à des dossiers ayant un impact concret sur l’organisation. Faites partie d’une équipe engagée où la collaboration, la confiance et le professionnalisme sont valorisés. Une panoplie d’avantages ici et LÀ Rémunération avec échelles évolutives Milieu avec un bon équilibre travail-vie personnelle Congés mobiles dès la première année Plusieurs ressources pour vous supporter, vous et vos proches Assurances collectives pour vous et votre famille Service de télémédecine pour répondre rapidement aux préoccupations de vous et vos proches Un Programme d’aide aux Employés et leur famille pour toute sorte de support Régime de retraite à prestations déterminées avec participation de l’employeur Rabais sur vos assurance auto et habitation Activités sociales organisées par l’employeur Bureaux modernes, adaptés aux différents modes de travail Certification Bien au travail Niveau 1 Un employeur qui priorise votre bien-être, vous êtes rendu(e) LÀ! Soyez vous-même au sein d’équipes qui ont le bien-être, le respect et l’inclusion à cœur Intégrez une équipe tissée serrée qui prône la solidarité Venez bonifier notre savoir collectif grâce à vos expériences diversifiées Évoluez dans une entreprise engagée à faire une différence durable et à adopter des pratiques responsables Faites valoir vos idées et vos opinions Contribuez à offrir une expérience distinctive à nos membres-assurés Joignez une organisation qui vous accompagnera dans votre dépassement professionnel Œuvrez dans un milieu de travail, classé au 3e rang du top 60 des leaders en expérience membre selon la plateforme Officevibe de Workleap Soyez vous-même chez nous Chez Promutuel Assurance, nous célébrons la diversité de notre monde et nous croyons que c'est cette unicité qui fait notre richesse. Toute personne, peu importe son profil, est encouragée à postuler chez nous. Offrir un milieu de travail inclusif, humain et bienveillant demeure notre priorité. Si vous avez des besoins spécifiques liés à votre candidature, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Ce que vous ferez

The executive assistant will provide administrative and organizational support to the senior director of claims, managing agendas and coordinating key activities. They will also act as a primary contact for partners, prepare executive documentation, and contribute to process improvements.

Exigences

Candidates must hold a college diploma in office administration or a related field and possess at least five years of relevant experience. Proficiency in French and functional English, along with advanced skills in the Microsoft Office suite, is required.

Avantages

• Collective insurance
• Telemedicine service
• Employee assistance program
• Defined benefit pension plan
• Auto and home insurance discounts
• Social activities
• Mobile leave
• Modern office environment

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• document preparation · Souhaitée
• adaptability · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Executive Reporting · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative support
• Organizational skills
• Proactivity
• Time management
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• Copilot
• Document preparation
• Executive reporting
• Communication
• Diplomacy
• Confidentiality
• Adaptability
• Administrative Support
• Office Administration
• Insurance Industry
• Professionalism
• Organizational Skills
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Data Analysis
• Management
• Document Preparations
• English Language
• Executive Information Systems
• French Language
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPoint
• Project Coordination
• Stakeholder Management
• Time Management
• Process Improvement
• Coordinating

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Finance & Accounting
• Assistant Director
• Executive Assistant
• Administrative and Executive Secretaries
• Executive Secretaries and Executive Administrative Assistants

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