Project Administrator

Résumé du poste

Provide administrative support to project managers, coordinators, and construction teams throughout the project lifecycle, including project setup, documentation, compliance, and record management. Coordinate invoicing, supplier invoices, purchase orders, client follow-ups, and communication with internal teams, vendors, and subcontractors.

Détails du poste

À propos de nous Chef de file dans le domaine de la protection incendie, nous réalisons des projets commerciaux, industriels et institutionnels de toutes tailles. Afin de soutenir notre croissance, nous sommes à la recherche d'un(e) Administrateur(trice) de Projet dynamique et organisé(e) qui jouera un rôle clé dans le bon déroulement de nos projets. Vous aimez coordonner plusieurs dossiers à la fois, travailler avec différentes équipes et vous assurer que chaque détail est pris en charge? Ce poste pourrait être pour vous. Votre rôle En tant qu'Administrateur(trice) de Projet, vous agirez comme un important point de soutien administratif pour nos chargés de projets, coordonnateurs et équipes de construction. Vous veillerez à ce que toute la documentation, les contrats, la facturation et les suivis administratifs soient gérés avec rigueur et efficacité tout au long du cycle de vie des projets. Principales responsabilitésGestion administrative des projets Assurer l'ouverture et la création des nouveaux dossiers de projets. Effectuer le suivi des projets remportés ("Wins") et leur transition vers les opérations. Maintenir à jour les dossiers de projets et les systèmes de suivi. Participer au suivi des coûts, de la facturation et des indicateurs de performance des projets. Veiller au respect des politiques de l'entreprise et des exigences de l'industrie. Documentation et conformité Préparer les documents de démarrage de projet, permis, programmes de prévention et documents contractuels. Assurer la gestion et le classement de la documentation de projet. Préparer les documents de fermeture de projet et les dossiers de conformité. Effectuer la numérisation, l'archivage et l'organisation électronique des documents. Facturation et soutien financier Préparer les rapports de facturation mensuelle. Effectuer le suivi des facturations progressives et des montants facturés. Traiter les factures fournisseurs et assurer les suivis nécessaires. Émettre et fermer les bons de commande (PO). Effectuer le suivi des crédits, garanties et travaux sous garantie. Coordination et service à la clientèle Effectuer les suivis auprès des clients pour l'obtention des documents requis. Collaborer avec les équipes de projets, de construction, d'estimation et de ventes. Répondre aux demandes des clients et fournir un soutien administratif de qualité. Assurer la coordination avec les fournisseurs et sous-traitants. Profil recherché Expérience en administration de projets, coordination ou soutien administratif. Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail. Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique. Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle. Bonne maîtrise de Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook. Expérience dans les domaines de la construction, de la protection incendie ou des projets techniques (atout important). Exigences linguistiques Excellente maîtrise du français, parlé et écrit. Anglais fonctionnel requis afin de traiter certains documents et communications provenant de clients, fournisseurs ou partenaires d'affaires anglophones. Ce que nous offrons ✅ Salaire concurrentiel selon l'expérience ✅ Assurances collectives ✅ Entreprise stable et en croissance ✅ Environnement collaboratif et professionnel ✅ Formation et développement continu ✅ Équipe engagée et culture d'entraide Le candidat idéal Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à faire avancer les dossiers efficacement. Vous aimez soutenir une équipe, coordonner plusieurs intervenants et contribuer directement au succès des projets. Joignez-vous à une équipe passionnée où votre travail aura un impact concret sur la réussite de nos projets. Avantages : Assurance Dentaire Assurance Invalidité Assurance Vie Assurance Vision Congés payés Événements d'Entreprise Gym sur place Heures d'arrivée et de départ flexibles Stationnement sur place Tenue Décontractée

Ce que vous ferez

Provide administrative support to project managers, coordinators, and construction teams throughout the project lifecycle, including project setup, documentation, compliance, and record management. Coordinate invoicing, supplier invoices, purchase orders, client follow-ups, and communication with internal teams, vendors, and subcontractors.

Exigences

Experience in project administration, coordination, or administrative support is sought, along with strong organizational skills, attention to detail, communication, and customer service. Proficiency in Microsoft Office, especially Excel and Outlook, is required; construction, fire protection, or technical project experience is an asset, and functional English is needed for some communications and documents.

Avantages

• Competitive Salary
• Group Insurance
• Dental Insurance
• Disability Insurance
• Life Insurance
• Vision Insurance
• Paid Time Off
• Company Events
• On-Site Gym
• Flexible Start and End Times
• On-Site Parking
• Casual Dress
• Training and Continuous Development

Compétences indiquées

• Compliance Documentation · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Vendor Coordination · Souhaitée
• invoicing · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Project Administration
• Project Coordination
• Document Management
• Contract Administration
• Invoicing
• Financial Tracking
• Purchase Order Management
• Compliance Documentation
• Cost Tracking
• Customer Service
• Client Communication
• Vendor Coordination
• Subcontractor Coordination
• Organization
• Attention to Detail
• Microsoft Excel and Outlook

Domaines d’emploi

• Administrative
• Construction
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting

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