Adjoint(e) administratif(ve)

Résumé du poste

Provide administrative support to the administration director and other administrative staff, including preparing and verifying monthly and annual submissions, employee commission requests, and supplier invoice payment requests. Maintain expense and training records, calculate taxable benefits, coordinate client training and charitable donation requests, and assist the billing department.

Détails du poste

Horaire : Lundi au jeudi, de 7 h 30 à 16 h 30 (45 minutes de lunch). Vous êtes organisé(e), dynamique et aimez relever des défis? Nous recherchons une perle rare pour soutenir notre équipe et contribuer à notre succès! Que ferez-vous? Apporter un soutien administratif à la direction de l’administration ainsi qu’aux autres membres des services administratifs. Responsabilités Préparer et vérifier les remises mensuelles à la CCQ et à la WSIB Préparer, vérifier et soumettre les remises mensuelles et annuelles liées aux régimes REER collectifs, et répondre aux questions des employés concernant le programme Vérifier les demandes de commissions des employés Vérifier les demandes de paiement de factures provenant du service des comptes fournisseurs Recueillir les données des journaux de bord des véhicules des employés et préparer le calcul des avantages imposables Tenir à jour les tableaux de suivi des dépenses destinés à la haute direction Assurer la mise à jour des dossiers de formation admissibles à la Loi du 1 % Coordonner les activités de formation offertes aux clients (inscriptions, préparation du matériel, commande de repas, facturation, etc.) Coordonner les demandes de dons de charité Assister le service de la facturation dans ses activités administratives Votre parcours Diplôme collégial en bureautique, secrétariat, administration ou une expérience équivalente Un minimum de 1 an d'expérience Vos aptitudes Maîtrise du français et de l’anglais (niveau intermédiaire) à l'oral et à l'écrit. Capacité à interagir régulièrement avec des intervenants anglophones (fournisseurs, collègues et partenaires) Maîtrise des logiciels Word et Excel (avancé) Bonne connaissance du logiciel Adobe Acrobat ou PDF Xchange Rigueur et minutie Autonomie et sens de l’initiative Être persévérant, travailler en équipe et aimer relever des défis Ce que nous offrons Un emploi stable avec un salaire compétitif Un programme d'assurance collective concurrentielle, un régime de soins dentaires et oculaires Un régime de retraite (REER) pour améliorer votre sécurité financière future Des programmes de formation pour vous aider à atteindre votre plein potentiel Des défis professionnels stimulants qui correspondent à vos talents Des outils à la fine pointe de la technologie Un environnement de travail dynamique avec une équipe soudée et formidable Venez travailler avec nous! Vous désirez mener une carrière enrichissante dans un environnement de travail dynamique? Les projets innovants et d’envergure vous intéressent? Joignez-vous à la grande famille de Régulvar pour atteindre votre plein potentiel. En tant que spécialiste de l’immotique depuis plus de 50 ans, nous nous dépassons chaque jour pour rendre les bâtiments intelligents, performants et écoénergétiques tout en améliorant le confort de ses occupants. Rejoignez notre équipe de plus de 700 employés au Québec et en Ontario pour développer des compétences variées et propulser votre carrière à la hauteur de vos ambitions! Régulvar souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature. Par conséquent, Régulvar accueille favorablement les demandes d’emploi des femmes, des peuples autochtones, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles, des minorités visibles, et d'autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

Ce que vous ferez

Provide administrative support to the administration director and other administrative staff, including preparing and verifying monthly and annual submissions, employee commission requests, and supplier invoice payment requests. Maintain expense and training records, calculate taxable benefits, coordinate client training and charitable donation requests, and assist the billing department.

Exigences

Requires a college diploma in office administration, secretarial studies, or administration, or equivalent experience, and at least one year of experience. Candidates must have intermediate spoken and written French and English, advanced Word and Excel skills, familiarity with Adobe Acrobat or PDF XChange, and strong attention to detail, initiative, persistence, and teamwork.

Avantages

• Competitive Group Insurance
• Dental and Vision Coverage
• Retirement Savings Plan (Group RRSP)
• Training Programs
• Stable Employment
• Professional Development Opportunities

Compétences indiquées

• Travail d’équipe · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• French and English Communication
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Adobe Acrobat
• PDF XChange
• Attention to Detail
• Organization
• Initiative
• Persistence
• Teamwork
• Training Coordination
• Invoice Verification
• Expense Tracking
• Employee Benefits Administration
• Invoicing
• Communication
• Accounts Payable
• Detail Oriented
• Billing
• Office Administration
• Benefits Administration
• Bilingual (French/English)
• Training Records Management

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Human Resources
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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