Adjoint(e) de direction

Résumé du poste

Provides professional and administrative support to the director, manages the director’s calendar and communications, and follows up on priority files. Coordinates meetings and committees, prepares and organizes documents, collaborates with internal departments and external partners, and represents the director when appropriate.

Détails du poste

Direction de la prévention Poste permanent à temps complet Poste réservé exclusivement aux employés de Santé Québec Vous aspirez à évoluer dans un environnement dynamique où votre expertise et votre sens de l’organisation contribueront directement à la mission d’un établissement reconnu mondialement? Joignez l’Institut de cardiologie de Montréal, affilié à l’Université de Montréal, qui se distingue par son rôle de leader en cardiologie et en recherche. Description Du Mandat La personne titulaire du poste assiste le directeur dans ses fonctions professionnelles et administratives. Elle est responsable de la gestion de l’agenda du directeur et elle voit aux relations externes et internes de la direction. Principales responsabilités Assistance exécutive et stratégique Support direct à la direction Assiste le directeur dans ses fonctions professionnelles et administratives. Assure le suivi des dossiers prioritaires de travail. Recherche et analyse Collabore avec les équipes internes et les partenaires pour enrichir les analyses et valider les résultats. Coordination et liaison Représente le directeur lors de circonstances appropriées. Tâches administratives et organisationnelles Gestion des communications Assure la gestion quotidienne de la correspondance et des communications liées aux activités de la direction. Gestion des comités et des réunions Effectue le secrétariat, la planification et l’organisation des comités et réunions sous la responsabilité de la Direction de la Prévention et de la Direction du Centre ÉPIC. Gestion des documents Effectue la rédaction de documents tels de que rapports, procès-verbaux, lettres, etc.; Effectue la gestion des documents en assurant un système de classement efficace. Gestion de projets Travaille en collaboration avec les différentes Directions de l’ICM et avec les représentants des collaborateurs externes. Exigences 1 à 2 années d'expérience dans un poste similaire. Excellente maîtrise du français parlé et écrit (test à réussir). Connaissance de niveau intermédiaire des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook (tests à réussir). Connaissance de l'anglais oral et écrit (un atout). Expérience pertinente dans des fonctions similaires. Bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux. Compétences recherchées Fait preuve de discrétion et respecter rigoureusement la confidentialité. Assume ses responsabilités avec une autonomie exceptionnelle, démontrant une capacité à prendre des décisions éclairées et à mener ses activités de façon proactive et indépendante sans supervision constante. Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit. Facilité à travailler en équipe et à entretenir de bonnes relations interpersonnelles. Sens développé du service à la clientèle. Habileté d’analyse et de synthèse. Habileté à déterminer les priorités de travail. Capacité à s’adapter à diverses situations. Capacité à travailler sous pression et à gérer efficacement le stress. Conditions de travail Poste permanent à temps complet, syndicable non syndiqué. Poste majoritairement en présentiel, avec 1 à 2 journées de télétravail par semaine (variable). Rémunération de 26.29$/h à 32.90$/h selon l’expérience. Autres conditions selon les normes en vigueur. Avantages L’Institut de cardiologie de Montréal offre une vaste gamme d’avantages visant la santé, le bien- être et la qualité de vie au travail des employés, dont l’accès gratuit au Centre ÉPIC, aux cabines Recharjme et aux salles de silence, ainsi que divers autres avantages. Pour soumettre votre candidature : Si vous êtes intéressé(e) par notre opportunité d’emploi, nous vous invitons à soumettre votre candidature et les documents requis (lettre d’intention, Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ». L’Institut de cardiologie de Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Seules les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection seront contactées.

Ce que vous ferez

Provides professional and administrative support to the director, manages the director’s calendar and communications, and follows up on priority files. Coordinates meetings and committees, prepares and organizes documents, collaborates with internal departments and external partners, and represents the director when appropriate.

Exigences

Requires 1 to 2 years of experience in a similar role, excellent spoken and written French, intermediate proficiency with Word, Excel, PowerPoint, Teams, and Outlook, and familiarity with Quebec’s health and social services network. English proficiency is an asset; candidates should also demonstrate discretion, autonomy, strong communication and interpersonal skills, analytical ability, adaptability, and the ability to prioritize and work under pressure.

Avantages

• Free Access To The ÉPIC Center
• Access To Recharjme Pods
• Access To Quiet Rooms

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée
• Travail d’équipe · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Executive Support
• Calendar Management
• Administrative Support
• Priority Tracking
• Research And Analysis
• Internal And External Coordination
• Written And Verbal Communication
• Meeting And Committee Coordination
• Document Management
• Project Coordination
• Confidentiality
• Autonomy
• Teamwork
• Customer Service
• Prioritization
• Stress Management

Domaines d’emploi

• Administrative
• Healthcare
• Management & Leadership

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