Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal - Assurances

Résumé du poste

Provide administrative support for insurance programs, including member requests, payments, claims, account setup, and follow-up with insurers, consultants, and municipalities. Consolidate and validate partner data, prepare reports and dashboards, manage invoicing and financial tracking, and support meetings, communications, and events.

Détails du poste

Vous êtes une personne reconnue pour votre polyvalence et votre souci du travail bien fait ? Vous aimez soutenir vos collègues dans l’atteinte de leurs objectifs ? En tant que titulaire de ce poste, vous deviendrez un pilier essentiel du Service développement de marché, approvisionnements et assurances. Vous jouerez un rôle clé en assurant avec rigueur et efficacité l’ensemble des tâches administratives. Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés. Vos Principales Responsabilités Traiter les demandes des membres et assurer la gestion administrative des paiements liés aux regroupements d’assurances ; Effectuer le traitement administratif des réclamations et valider les données transmises par les fournisseurs ; Assurer le suivi des dossiers des membres auprès des assureurs, consultants et municipalités assurées ; Coordonner l’ouverture de comptes, incluant la cueillette, la validation et la mise à jour des informations requises ; Centraliser, structurer et uniformiser les données reçues de multiples partenaires afin d’en assurer la fiabilité; Réviser et mettre en forme les rapports des fournisseurs, les documents transmis par les municipalités ainsi que les fiches pour le comité exécutif ; Produire et mettre à jour des tableaux de bord et des rapports de suivi afin de soutenir la compréhension et l’analyse des données ; Effectuer la facturation des redevances et des quotes-parts et optimiser les délais de facturation ; Assurer le suivi des soldes de comptes, des rapports de fonds de garantie et de certains suivis financiers, selon la fréquence établie ; Offrir un soutien administratif transversal, incluant la gestion d’agenda, la mise en page de documents, la mise à jour des données du portail, la logistique des réunions (convocation, préparation, logistique des réunions) et de communications ponctuelles ; Répondre aux membres, aux partenaires et aux différents intervenants à la réception (bureaux de l’UMQ et téléphone), selon la répartition du personnel désigné et l’horaire établi ; Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assurer différentes tâches qui lui sont confiées ; Assumer toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire. Pour Exercer Ce Rôle, Vous Posséder DEC en administration ou toute autre formation jugée pertinente ; Minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires ; Expérience dans le secteur public ou de services professionnels (un atout) ; Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire ; Forte maîtrise de la gestion des priorités ; Intérêt marqué pour le milieu municipal ; Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft ; Connaissance fonctionnelle de logiciel de membres et/ou de base de données diverses ; Excellent français parlé et écrit. Quelques-uns Des Avantages De Vous Joindre à L’UMQ Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ; La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ; Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ; Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ; Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ; Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ; Et plus encore ! Postulez dès maintenant ! Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le vendredi 16 octobre 2026 à 12 h 00 (midi). Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.

Ce que vous ferez

Provide administrative support for insurance programs, including member requests, payments, claims, account setup, and follow-up with insurers, consultants, and municipalities. Consolidate and validate partner data, prepare reports and dashboards, manage invoicing and financial tracking, and support meetings, communications, and events.

Exigences

Requires a college diploma in administration or relevant education, at least two years of secretarial or similar experience, strong customer service, and excellent spoken and written French. Candidates should be skilled at prioritizing work, proficient with Microsoft Office 365, and functionally familiar with membership or database software; public-sector or professional-services experience and an interest in municipal affairs are assets.

Avantages

• Hybrid Work Flexibility
• Social Committee
• Group Insurance
• Employee Assistance Program
• Employer Retirement Plan Contributions
• Vacation Leave
• Personal Leave

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Data Validation · Souhaitée
• report preparation · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• data management · Souhaitée
• invoicing · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Insurance Administration
• Claims Processing
• Customer Service
• Data Validation
• Data Management
• Report Preparation
• Dashboard Reporting
• Invoicing
• Financial Tracking
• Microsoft Office 365
• Database Management
• Prioritization
• Meeting Coordination
• French Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support
• Government & Public Sector

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