Agent ou agente de bureau (formation continue)

Résumé du poste

Provide administrative support for continuing education projects, including maintaining records and collaborative tools, managing online course sites and content, and responding to inquiries from instructors, partners, and participants. Coordinate training schedules and logistics, prepare communications and evaluations, and follow up on accreditation and copyright requests.

Détails du poste

Description de fonction Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à accomplir, à partir de directives générales, un ensemble de travaux administratifs permettant la réalisation d'un processus de nature institutionnelle. Attributions caractéristiques Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation de dossiers et de banques de données nécessaires à la réalisation des activités d'un processus donné. Coordonne et contrôle le cheminement des dossiers. Veille à ce qu'ils contiennent les pièces et les renseignements requis. Répond à des demandes d'informations, recherche, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail et tient à jour la documentation s'y rattachant. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents délais, règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités. Recueille et compile différentes données en fait l'analyse et les présente sous les formes appropriées. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Participe à l'organisation et à la réalisation d'activités et à la tenue de réunions. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail. Qualifications requises Scolarité D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent Expérience n/a Autres Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. Tout ouvrir Tout fermer À titre d'information Sous la responsabilité administrative de la directrice exécutive de la Faculté de pharmacie et sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice du Bureau de formation continue professionnelle, la personne titulaire de ce poste accomplit des tâches administratives diversifiées contribuant au bon fonctionnement du Bureau et à la réalisation de l'ensemble de ses projets. Elle offre un soutien essentiel aux activités de formation continue, aux communications, à la gestion administrative et à la coordination des différents dossiers. Plus précisément, la personne sélectionnée aura pour tâches Créer, organiser et tenir à jour les outils de travail de certains projets (Word, Excel, Teams, Outlook et SharePoint). Créer, paramétrer et mettre à jour les sites de formation sur la plateforme Brio (structure, contenu, gestion des accès, forums, questionnaires, boîtes de dépôt, équipes, etc.). Intégrer, vérifier et mettre en page le contenu dans différents logiciels de conception pédagogique (Rise, Articulate Studio 360, Canva, StreamYard ou autres). Produire et mettre en page le matériel promotionnel et les documents de communication à l'aide de Canva et des outils de la suite Microsoft 365, dans le respect de l'image du Bureau. Répondre aux demandes administratives des enseignants, experts, partenaires et participants relativement aux plateformes utilisées. Organiser la logistique des présentations en réservant les locaux et le matériel. Assurer le maintien et la mise à jour des outils collaboratifs du Bureau (Teams, SharePoint, Google Drive, etc.). Assurer le suivi de la boîte courriel de la formation continue et traiter les demandes des participants. Établir l'horaire des formations et des évaluations selon les disponibilités des formateurs. Préparer les sondages et les évaluations (LimeSurvey, Google Forms ou autres). Préparer et assurer le suivi des demandes d'accréditation auprès de l'Ordre des pharmaciens du Québec. Effectuer les déclarations de droits d'auteur auprès de Copibec. Etc. Particularités de l'horaire Présence obligatoire lors des activités de formation en présentiel. Disponibilité occasionnelle à l'extérieur des heures normales de travail (tôt le matin, en soirée et exceptionnellement la fin de semaine) afin d'assurer le soutien aux activités de formation continue. Horaire variable selon la programmation des activités du Bureau. Atouts Bonne maîtrise de Canva et intérêt pour la conception visuelle. Connaissance de Microsoft Teams, SharePoint et de Microsoft 365. Expérience avec Brio, ENA, Rise, Articulate, LimeSurvey, LogikPOS ou d'autres plateformes de formation en ligne. Expérience en organisation d'événements ou de formations. Candidature Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent. Pour information, contactez Renée Savard à l'adresse suivante renee.savard@vrrh.ulaval.ca Pour les gens de l'interne seulement, vous devez également adresser une copie de votre candidature au Syndicat des employés/es de l'Université Laval Bureau 3578 Pavillon Alphonse-Desjardins seul@seul.ulaval.ca Lorsque l'affichage sera comblé, le nom et l'ancienneté de la personne l'ayant obtenu seront mentionnés sur l'intranet des Ressources humaines, dans la section "Résultats des concours". Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. Posez votre candidature Lieu de travail Faculté de pharmacie Pavilllon Ferdinand-Vandry Ville de Québec Numéro d'offre 18104 Période d'affichage Du 08-10-2026 au 13-10-2026 Détails du poste Classe 11 Taux horaire 29.00$ à 34.55$ Salaire annuel 52 960.67$ à 63 096.25$ Régime d'emploi 35 heures/semaine Horaire Temps plein, horaire variable Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h Budget Fonctionnement Affectation ou contrat temporaire Dès que possible au 4 février 2028 Durée de la période d'essai 2 mois Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Ce que vous ferez

Provide administrative support for continuing education projects, including maintaining records and collaborative tools, managing online course sites and content, and responding to inquiries from instructors, partners, and participants. Coordinate training schedules and logistics, prepare communications and evaluations, and follow up on accreditation and copyright requests.

Exigences

A vocational diploma in secretarial studies or equivalent is required; relevant education and experience may be substituted under the stated equivalency rules. Practical knowledge of office software is required, while experience with Canva, Microsoft 365, online learning platforms, and training or event organization is an asset.

Compétences indiquées

• Microsoft Teams · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• Canva · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• SharePoint · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Records Management
• Database Management
• Microsoft 365
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Teams
• SharePoint
• Canva
• Online Learning Platforms
• Instructional Design Software
• Training Coordination
• Event Organization
• Communications
• Survey and Evaluation Preparation
• Copyright Administration

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• Customer Service & Support
• Creative & Media

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