Agent ou agente de secrétariat du doyen (LE-S-2025-07)

Résumé du poste

Provides administrative support to the dean and faculty leadership, manages the dean's calendar, and coordinates faculty governance meetings, agendas, minutes, and follow-ups. Supports financial administration, budget forecasting, faculty appointment processes, document management, and day-to-day operations of the dean's office.

Détails du poste

Description de fonction Rôle principal Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative. Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités. Note Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises Scolarité D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent Expérience Quatre (4) années d'expérience pertinente. Autres Logiciels Suite office Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante. La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé. Tout ouvrir Tout fermer À titre d'information Autres logiciels PeopleSoft finances, PeopleSoft RH, Explo. La FAAAD regroupe quatre écoles qui sont réparties répartie entre l'Édifice du Boulevard, La Fabrique, le Vieux-Séminaire de Québec et le pavillon Félix-Antoine-Savard. Le poste est basé à l’Édifice du Boulevard, où la personne intégrera l’équipe du décanat. La personne titulaire du poste assure un appui au doyen ainsi qu’un soutien administratif à la vice-doyenne aux études, au vice-doyen à la recherche et à la directrice exécutive. Elle participe à la coordination des activités du décanat, la gestion des priorités administratives, le suivi de dossiers stratégiques et le soutien aux instances de gouvernance de la Faculté. Principalement; Soutien administratif à la direction facultaire Assure la gestion de l'agenda du doyen (rendez-vous, réunions, déplacements et veille optimisation des priorités). Effectue divers suivis afin d'assurer la progression des dossiers et le respect des échéanciers. Effectue les suivis administratifs associés aux processus de cheminement de carrière des professeurs, en lien avec la convention collective du SPUL et de nomination des professeurs associés auprès du VRRH. Révise, met en page et corrige divers documents, procède à l’archivage. Assure l'accueil du décanat et répond aux demandes d'information provenant de la communauté universitaire et des partenaires externes. Assure un suivi des accès (clés et cartes) de l’Édifice du Boulevard. Soutien administratif à la gouvernance facultaire Coordonne la préparation des rencontres du comité de direction, du conseil facultaire et d'autres comités de la faculté. Prépare les convocations, les ordres du jour et la documentation requise. Assure la rédaction et le suivi des procès-verbaux, décisions et résolutions. Effectue les suivis relatifs aux divers processus de nomination. Finances et administration Effectue la saisie des formulaires financiers (demandes d’achat, rapports de dépenses, demandes de bourse, etc.) Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes de l’unité administrative du décanat. Etc.. Candidature Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent. Pour information, contactez Valérie Boisclair 418-577-2490 ou valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent. Posez votre candidature Lieu de travail Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design Édifice du Boulevard Ville de Québec Numéro d'offre 17945 Période d'affichage Du 28-09-2026 au 13-10-2026 Statut et admissibilité Poste régulier syndiqué Ouvert à tous Détails du poste Classe 11 Taux horaire 29.00$ à 34.55$ Salaire annuel 52 960.67$ à 63 096.25$ Numéro de poste 50764 Régime d'emploi 35 heures/semaine Horaire Temps plein, horaire variable Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h Budget Fonctionnement Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Ce que vous ferez

Provides administrative support to the dean and faculty leadership, manages the dean's calendar, and coordinates faculty governance meetings, agendas, minutes, and follow-ups. Supports financial administration, budget forecasting, faculty appointment processes, document management, and day-to-day operations of the dean's office.

Exigences

Requires a vocational diploma in secretarial studies or equivalent and four years of relevant experience. Practical knowledge of Microsoft Office is required; PeopleSoft Finance, PeopleSoft Human Resources, and Explor are also identified as relevant software.

Compétences indiquées

• document preparation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Executive Calendar Management
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Document Preparation
• Records Management
• Financial Data Entry
• Budget Forecasting
• Accounting Reconciliation
• Information Management
• Microsoft Office
• PeopleSoft Finance
• PeopleSoft Human Resources
• Explor

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