Secrétaire d'unité administrative

Résumé du poste

Provide administrative support to the permits and inspections team, including tracking assignments and deadlines, managing the manager’s calendar and correspondence, and preparing and editing documents. Coordinate inspection notices and meetings, process and track invoices, and maintain records and operational inventory.

Détails du poste

Titre d'emploi Secrétaire d'unité administrative Organisation Arrondissement de Mercier–Hochelaga-Maisonneuve / Direction aménagement urbain et services aux entreprises / Division des permis et inspections Destinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes Type d'emploi à pourvoir Emploi temporaire Période d'inscription Du 15 au 21 octobre 2026 Salaire Échelle salariale (2025) : 46 668 $ à 62 725 $ | Groupe de traitement : 12-006E Avis de modification Cet affichage est prolongé jusqu'au 21 octobre 2026. Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc Horaire: Flexible 70 heures sur 2 semaines | Possibilité de télétravail, selon les besoins opérationnels Adresse: 5100, rue Sherbrooke Est, suite 800-1, Montréal, H1V 3R9 | Station de métro à proximité Ce processus vise à pourvoir 1 poste temporaire (24986) d'une durée indéterminée. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation. NOTRE OFFRE Vous avez le sens de l’organisation et aimez veiller à ce que tout roule sur des roulettes? Vous êtes une personne fiable? Notre équipe à la division des permis et des inspections a justement besoin de quelqu’un sur qui elle peut compter pour assurer le soutien administratif ! Mercier–Hochelaga-Maisonneuve est un arrondissement dynamique et en plein développement. Il offre un cadre de vie de choix avec ses quartiers dynamiques en pleine revitalisation, la proximité des services et la qualité de ses espaces verts. Près de 600 employés travaillent à l'arrondissement de Mercier–Hochelaga-Maisonneuve pour donner l'ensemble des services offerts à la population. Votre mandat Vous jouez un rôle de premier plan en effectuant diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement d'une équipe de travail. Plus spécifiquement, vous : effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers; gérez l'agenda, les courriels et les déplacements (transport, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) de votre gestionnaire; rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance; validez, corrigez et envoyez les avis d'inspections par TODOC, huissier ou autres; effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux; assurez le paiement et le suivi des factures; assurez la gestion documentaire ainsi que la gestion de l'inventaire nécessaires aux besoins opérationnels. PROFIL RECHERCHÉ Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction 2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif Bonne maîtrise du français écrit Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, de la suite Google, des applications SIMON, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos, souhaitable NOS AVANTAGES Des défis d'envergure Une carrière au service de la population montréalaise Une rémunération et des avantages concurrentiels La conciliation travail-vie personnelle La possibilité de faire progresser votre carrière Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public. POSTULEZ MAINTENANT! En postulant, je consens à ce que le Service des ressources humaines et des communications utilise mes données personnelles à des fins de recrutement et conformément à sa Politique de confidentialité . Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation. Pour en savoir plus sur nos processus de recrutement, visitez https://montreal.ca/carrieres . Pour toute autre question, écrivez à [email protected] en indiquant le numéro de l’offre d'emploi en objet. Assurez-vous de joindre tous les documents attestant que vous rencontrez les exigences et d'inscrire toutes informations pertinentes pour votre candidature directement dans votre curriculum vitae. Nous vous invitons à suivre l'évolution de votre candidature dans votre dossier de postulation en ligne. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue. DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières. Avec son programme d'accès à l'égalité en emploi et ses programmes d’intégration en emploi , la Ville prend des moyens concrets pour augmenter la diversité au sein de ses équipes de travail. Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande. Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!

Ce que vous ferez

Provide administrative support to the permits and inspections team, including tracking assignments and deadlines, managing the manager’s calendar and correspondence, and preparing and editing documents. Coordinate inspection notices and meetings, process and track invoices, and maintain records and operational inventory.

Exigences

Requires a vocational diploma in secretarial studies or a college certificate in office administration with an executive assistant option, plus two years of relevant secretarial or administrative support experience. Strong written French is required; familiarity with Microsoft Office, Google Workspace, SIMON, Decision File Management (GDD), and Kronos is desirable.

Avantages

• Competitive Compensation and Benefits
• Work-Life Balance
• Career Advancement Opportunities

Compétences indiquées

• document preparation · Souhaitée
• Google Workspace · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Gestion des stocks · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Secretarial Skills
• French Writing
• Document Preparation
• Proofreading
• Calendar Management
• Email Management
• Travel Coordination
• Meeting Coordination
• Minutes and Reports
• Invoice Processing
• Records Management
• Inventory Management
• Deadline Tracking
• Microsoft Office
• Google Workspace

Domaines d’emploi

• Administrative
• Government & Public Sector

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