Coordonnateur.trice, Évenements et opérations de la haute direction

Résumé du poste

Coordinate the end-to-end logistics and execution of Canadian executive leadership meetings, business reviews, and related leadership events, including agendas, venues, technology, communications, and supporting documents. Track follow-up actions, provide on-site event support, collaborate with executives and their teams, and identify ways to improve meeting processes and participant experience.

Détails du poste

Job Description Et si vous pouviez redéfinir ce qui est possible? Chez nous, vous le pouvez. Vous recherchez un objectif. Une croissance. Des opportunités. Des gens qui vous comprennent. Nous sommes la maison des bâtisseurs du monde ambitieux, passionnés et innovants. Grâce à une expertise inégalée en ingénierie, en services-conseils et en sciences appliquées, nos esprits brillants à l’échelle mondiale s’unissent pour offrir des solutions locales. Nous sommes des pionniers et des créateurs d’impact. Nous sommes des Visionnaires. Nous sommes WSP. L’opportunité : Façonnez ce qui vient ensuite. Coordonnateur(trice), Événements et opérations de la haute direction Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) hautement organisé(e), énergique et proactif(ve) pour assurer la planification, la coordination et le soutien opérationnel de l’Équipe de direction canadienne (EDC). Ce rôle est responsable de la coordination de bout en bout des réunions de la haute direction, des forums de leadership et des revues d’affaires qui réunissent les dirigeants de partout au Canada. La personne retenue agira à titre de principal point de coordination pour toutes les réunions de l’Équipe de direction canadienne et soutiendra divers forums de leadership connexes, notamment les réunions canadiennes de croissance, les réunions canadiennes de leadership, les revues d’affaires mensuelles (MBR), les réunions de l’équipe des opérations canadiennes ainsi que d’autres événements stratégiques de leadership. Le rôle comprend également un soutien sur place lors des événements afin d’assurer leur déroulement harmonieux. Ce poste est idéal pour une personne dynamique qui fait preuve d’initiative, qui excelle dans un environnement au rythme rapide, qui aime gérer plusieurs priorités simultanément et qui est fière d’offrir un soutien exceptionnel à la haute direction. La personne titulaire agira comme point de contact central pour la logistique des réunions, la planification, les communications, la gestion des documents et l’exécution des événements, en assurant une expérience professionnelle et cohérente pour tous les participants. Votre impact : Coordonner et gérer tous les aspects logistiques des réunions de l’Équipe de direction canadienne, incluant la planification, l’élaboration des ordres du jour, les arrangements liés aux lieux, les services de restauration, les exigences technologiques ainsi que la collecte, l’organisation et la distribution de toute la documentation et des soumissions requises. Assurer la planification et l’exécution des forums de leadership, notamment les réunions canadiennes de croissance, les réunions canadiennes de leadership, les revues d’affaires mensuelles, les réunions de l’équipe des opérations canadiennes et les autres événements dirigés par les cadres supérieurs. Collaborer étroitement avec les dirigeants et leurs équipes de soutien afin d’assurer l’atteinte des objectifs, des échéanciers et des livrables des réunions. Élaborer et maintenir les calendriers annuels des réunions, les outils de suivi de planification et les plans logistiques des événements. Préparer, compiler et mettre en forme des présentations, documents d’information, rapports et autres documents de soutien dans PowerPoint et Word, en veillant à ce qu’ils soient exacts, professionnels et prêts pour les révisions de la direction et l’utilisation en réunion. Gérer les communications avec les participants et les parties prenantes avant, pendant et après les réunions. Assurer le suivi des actions et des activités subséquentes afin de garantir la responsabilisation et la réalisation des livrables convenus. Fournir un soutien de coordination sur place lors des événements, notamment pour l’aménagement des salles, l’accueil des participants, le dépannage technologique et la gestion globale de l’événement. Identifier les occasions d’améliorer les processus de réunion, les pratiques de coordination et l’expérience des participants. Contribuer à des projets spéciaux et à des initiatives de la haute direction selon les besoins. Ce que nous recherchons Un(e) professionnel(le) énergique et enthousiaste qui aime évoluer dans un environnement dynamique. Un(e) organisateur(trice) naturel(le) capable d’apporter structure et coordination à des activités complexes. Une personne débrouillarde qui sait résoudre les problèmes tout en gardant son calme sous pression. Un(e) joueur(se) d’équipe collaboratif(ve) qui assume ses responsabilités et respecte ses engagements. À l’aise de soutenir des cadres supérieurs et de s’adapter à l’évolution des priorités d’affaires. Disponible pour voyager occasionnellement et offrir un soutien sur place lors des réunions et événements de leadership lorsque requis. Les compétences qui vous distinguent Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, afin d’assurer des communications efficaces auprès d’équipes et de parties prenantes diversifiées. Excellentes compétences en organisation et en coordination de projets, avec un souci marqué du détail. Capacité à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément tout en maintenant un haut niveau d’exactitude et de professionnalisme. Solides compétences en communication et en développement de relations, avec l’assurance nécessaire pour interagir avec des dirigeants et cadres supérieurs. Capacité démontrée à travailler de façon autonome, à anticiper les besoins et à faire preuve d’initiative. Expérience dans la coordination de réunions corporatives, d’événements de leadership, de conférences ou d’activités destinées aux cadres supérieurs. Maîtrise des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, PowerPoint, Excel et Word. Capacité à maintenir la confidentialité et à faire preuve d’un jugement sûr dans le traitement d’informations sensibles. Pourquoi choisir WSP? Nous existons pour façonner les collectivités afin de faire progresser l’humanité. Les ingénieurs, conseillers et scientifiques les plus brillants à travers le monde choisissent WSP. Fièrement canadienne – nous figurons parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada en 2026. Une communauté mondiale d’esprits brillants – votre prochaine idée, votre prochain mentor ou votre prochaine opportunité est toujours à portée de main. Les possibilités illimitées commencent ici. Que ce soit partout au pays ou à l’international, nous vous aidons à façonner votre rôle selon vos ambitions, car votre croissance alimente la nôtre. Un mode de travail flexible et un véritable équilibre – nous reconnaissons l’importance de l’équilibre dans nos vies et vous encourageons à prioriser le vôtre. #NousSommesWSP Rémunération AB, BC, NT, NU, SK et YT : 69 700 $ à 92 300 $ MB et ON : 63 600 $ à 87 500 $ NB, NL, NS, PEI et QC : 62 900 $ à 83 600 $ Divulgation : Le salaire final accordé pour ce poste peut varier à l’intérieur de cette fourchette en fonction de plusieurs facteurs, notamment la formation, les qualifications, les certifications, l’expérience, les compétences, l’ancienneté, l’emplacement géographique, le rendement ainsi que les besoins de l’entreprise ou de l’organisation. La fourchette salariale indiquée dans cette offre d’emploi peut être modifiée à des fins opérationnelles. Laissez votre marque chez WSP Si vous êtes prêt(e) à jouer un rôle clé auprès d’une équipe de direction, votre prochain chapitre commence ici. About Us Chez WSP, notre raison d’être est de façonner nos communautés pour faire progresser l’humanité. C’est pourquoi nous rassemblons des personnes animées par la résolution de défis complexes — des ingénieur·e·s, des scientifiques, des conseiller·ère·s et des expert·e·s techniques guidé·e·s par une passion commune : redéfinir ce qui est possible et imaginer ce qui vient ensuite. Nous sommes des Visionniers et Visionnières. En tant que l’une des plus importantes firmes de services professionnels au monde, nous collaborons avec la clientèle dans les secteurs du transport, des infrastructures, de l’environnement, du bâtiment, de l’énergie, de l’eau, ainsi que des mines et métaux. Nous allions une connaissance approfondie des réalités locales à une perspective globale pour créer des solutions qui laissent une empreinte positive et durable. Chez WSP, vous joindrez une communauté d’esprits brillants qui repoussent les limites chaque jour - grâce à leur expertise, leur créativité et leur volonté d’innover pour bâtir un avenir plus résilient et interconnecté. Ici, vos idées sont valorisées, votre développement est soutenu, et vous êtes encouragé·e à être pleinement vous-même. Nous donnons à notre personnel les moyens de collaborer entre disciplines, de remettre en question le statu quo et de façonner une carrière porteuse de sens. Joignez-vous à nous. Veuillez noter : La santé et la sécurité sont des valeurs fondamentales et primordiales chez WSP. Compte tenu de l’importance de veiller les un·e·s sur les autres, il est attendu que vous respectiez en tout temps notre politique de Santé, sécurité et environnement (SSE), ainsi que les politiques SSE de la clientèle lorsque vous travaillez sur ses sites. Tous les détails ici . Certaines fonctions critiques pour la sécurité comprennent du travail sur le terrain et peuvent impliquer des activités dans divers environnements, notamment dans des zones éloignées ou isolées, en travaillant seul·e ou par temps inclément (dans des conditions sécuritaires et raisonnables). WSP accueille et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour toute personne participant à l’ensemble du processus de sélection. WSP adhère aux principes d’équité en emploi. Seules les personnes retenues seront contactées. WSP n’accepte pas les candidatures non sollicitées provenant d’agences de recrutement. Tous les détails ici .

Ce que vous ferez

Coordinate the end-to-end logistics and execution of Canadian executive leadership meetings, business reviews, and related leadership events, including agendas, venues, technology, communications, and supporting documents. Track follow-up actions, provide on-site event support, collaborate with executives and their teams, and identify ways to improve meeting processes and participant experience.

Exigences

Candidates should have experience coordinating corporate meetings, leadership events, conferences, or executive activities, along with strong organizational, communication, and project coordination skills. Fluency in written and spoken French and English, proficiency with Microsoft 365 applications, sound judgment with confidential information, and the ability to manage competing priorities independently are required.

Compétences indiquées

• Gestion du temps · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée
• Résolution de problèmes · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• Teams · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Event Logistics · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Event Coordination
• Executive Meeting Coordination
• Project Coordination
• Event Logistics
• Agenda Development
• Document Management
• Microsoft 365
• Outlook
• Teams
• PowerPoint
• Excel
• Word
• Stakeholder Communication
• Time Management
• Problem-Solving
• Confidentiality

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Hospitality

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