Agent(e) de soutien administratif, classe I

Résumé du poste

Provide administrative and secretarial support, including accounting tasks, payment checks, deposits, reconciliations, document and database maintenance, correspondence, and meeting coordination. At Adapted Services, welcome and direct visitors, manage communications and appointments, coordinate exams and their follow-up, potentially supervise exams, and assist staff with intervention plans.

Détails du poste

PROJET SPÉCIFIQUE Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES La personne de cette classe d’emploi effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes. Elle peut réaliser des tâches liées à la rémunération et accomplir divers travaux relatifs à l’application des conditions d’emploi du personnel de son unité administrative ou du collège. Elle peut avoir à réaliser une partie ou l'ensemble des travaux d'un secteur d’activités. Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu'elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires. Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du collège. Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies. Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. De Façon Plus Spécifique, L’agent Ou L’agent De Soutien Administratif, Classe 1 Aux Services Adaptés Effectuera Les Tâches Suivantes Accueillir les personnes et les diriger vers le bon intervenant; Recevoir toutes les communications, fixer les rendez-vous et les diriger vers le bon intervenant; Planifier, organiser et assurer le suivi quant à la gestion des examens aux Services adaptés; Pouvoir être appelée à surveiller des examens; Assister le personnel pour l’élaboration des plans d’intervention. Scolarité et expérience Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente. Autres exigences Très bonne connaissance du français écrit; Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office, notamment des logiciels Word, Excel et Powerpoint (réussir les tests de niveau intermédiaire); Capacité à organiser son travail et à respecter les échéanciers; Autonomie, débrouillardise, discrétion, tact et diplomatie; Capacité d'adaptation et aisance à évoluer dans un contexte changeant ou comportant une part d'incertitude; Sens de la clientèle et facilité à travailler en équipe. Classe d'emploi : Agente ou agent de soutien administratif, classe I Lieu de travail : Cégep de Victoriaville Service : Des études | Services adaptés Statut : Occasionnelle ou occasionnel à temps complet Horaire : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (L’horaire peut être amené à varier selon les périodes et les besoins) Supérieur : Directrice adjointe des études (Emmanuelle Hinse) Traitement : Taux horaire de 25,65 à 28,68$, selon la scolarité et l’expérience Entrée en fonction : Dès que possible Date de fin : 30 juin 2027 Fin d’affichage : 20 octobre 2026 Le Cégep de Victoriaville s’enrichit de sa diversité et est fier de souscrire à un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones ainsi que les personnes handicapées, conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics. Si vous faites partie d’un groupe visé par cette loi, nous vous invitons à compléter votre profil sur notre site internet. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de sélection. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Ce que vous ferez

Provide administrative and secretarial support, including accounting tasks, payment checks, deposits, reconciliations, document and database maintenance, correspondence, and meeting coordination. At Adapted Services, welcome and direct visitors, manage communications and appointments, coordinate exams and their follow-up, potentially supervise exams, and assist staff with intervention plans.

Exigences

Applicants must have a relevant vocational diploma, a high school diploma, or an officially recognized equivalent, plus one year of relevant experience. Requirements include strong written French, intermediate proficiency with Microsoft Word, Excel, and PowerPoint, and the ability to organize work, meet deadlines, work independently and collaboratively, adapt to change, and interact tactfully and discreetly.

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• scheduling · Souhaitée
• data management · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Accounting Operations
• Payment Verification
• Deposit Preparation
• Account Reconciliation
• Scheduling
• Exam Coordination
• Data Management
• Document Management
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Written French
• Organization
• Discretion
• Customer Service

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support

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