Préposé(e) (secrétaire) du service des ressources humaines - NONS-2627-04(2)

Résumé du poste

Provide comprehensive administrative support to the human resources department, including preparing reports, meeting records, letters, guides, procedures, and confidential correspondence. Maintain and support HR system data, screen calls, recommend process improvements, and provide receptionist coverage when needed.

Détails du poste

Date d’entrée en fonction Dès que possible jusqu'au 3 août 2027 ou le retour du titulaire actuel, selon la première éventualité. Lieu de travail Siège social - C.P. 360, 820 promenade Lakeshore Communauté North Bay, Ontario Pourcentage d’affectation 1,00 ÉTP - Poste temporaire non syndiqué à temps plein (35 heures par semaine) Taux horaire Niveau 3 - 32,16$ à 37,28$ Date de clôture Le 13 octobre 2026 à 12 h (midi) Raison du poste Poste de suppléance (remplacement) Dans le but d’alléger le texte, le masculin est utilisé à titre neutre et désigne toute personne, sans distinction. ** Sommaire des responsabilités : La personne qui occupe ce poste relève de la Directrice du service des ressources humaines et a pour rôle de l’aider à s’acquitter des tâches administratives reliées au bien-être et l’assiduité de notre personnel, des conventions collectives et des conditions de travail, aux systèmes informatisés, ainsi qu’à l’appui des dossiers du service. Fonctions du poste : Assurer un soutien administratif complet au service des ressources humaines, incluant la préparation et la rédaction de documents (rapports, comptes rendus, lettres, guides et procédures). Rédiger, réviser et sauvegarder la correspondance et les documents transmis par la direction, en respectant la confidentialité et les normes organisationnelles. Appuyer la comptabilisation et la gestion des données dans les systèmes informatisés RH Filtrer les appels téléphoniques, fournir des renseignements dans les limites de ses responsabilités et transmettre les messages appropriés. Proposer des améliorations aux systèmes et procédures existants pour optimiser l’efficacité du service. Assurer la relève, au besoin, de la secrétaire/réceptionniste, pour assurer la continuité du service. S’acquitter de toute autre tâche assignée. Qualifications et exigences : Diplôme d’études postsecondaire de deux ans en administration des affaires, ressources humaines ou une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente Minimum de 3 ans d’expérience pertinente Compétences recherchées : Connaissance du système informatisé de gestion de base de données et des divers logiciels pertinents aux responsabilités Connaissance des systèmes informatisés tel que, mais pas limité aux logiciels de gestion d'information des ressources humaines et de la paie (p. ex. SAP), de systèmes informatisés de la gestion des absences et des présences (p. ex. SmartFind Express) et la série de Microsoft 365 serait considéré un atout Avoir le sens de l’organisation, d'initiative et de débrouillardise Être capable de planifier et de prévoir des activités à venir Faire preuve d'entregent, de tact et de diplomatie Savoir travailler en équipe et de façon autonome Faire preuve de grande minutie et d’initiative dans l’exercice de ses fonctions Savoir respecter le caractère confidentiel de divers dossiers et des diverses données Posséder des compétences supérieures en français et en anglais, à l'oral et à l'écrit Savoir faire preuve de tact et de diplomatie. POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE Critères d’admissibilité (seuls les candidats qui soumettent une demande complète respectant les critères suivants seront considérés) : Lettre de présentation (en français) Curriculum vitae (en français) Copie de vos diplômes et/ou certificats Conformément à la Loi sur l’information municipale et à la protection de la vie privée : Deux (2) références professionnelles, dont un (1) superviseur actuel et un (1) superviseurs antérieurs. Les demandes reçues après la date et l'heure de clôture sont inadmissibles. Les candidatures reçues par courriel, par télécopieur ou par courrier, sont inadmissibles. Une candidature distincte pour chaque poste visé doit être soumise. À défaut, votre candidature ne sera considérée que pour le concours auquel vous postulez. Merci de l'intérêt que vous portez à ce poste. Veuillez noter que nous contacterons uniquement les candidats retenus pour la suite du processus. En vertu du règlement 521-01 (Collecte de renseignements personnels) tel qu’amendé par le règlement 298-25, toute personne employée auprès du CSPNE doit fournir un relevé de ses antécédents criminels émis six (6) mois avant d’entrer en fonction. La détermination du type de relevé de ses antécédents criminels, soit, la vérification des antécédents criminels avec vérification auprès du secteur vulnérable ou la vérification de casier judiciaire et d’affaires judiciaires sera communiquée à la personne retenue pour le poste. Cette soumission s’agit d’une condition essentielle d’emploi. En vertu du paragraphe 24(1) du Code des droits de la personne de l’Ontario, le CSPNE a le droit de préférer, en matière d’emploi, des candidates et candidats d’expression de langue française. Dans le respect de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario, le CSPNE rend disponibles des mesures d'adaptation durant son processus de sélection. Veuillez communiquer avec nous par courriel électronique à rh_admin@cspne.ca ou en composant le 1-888-591-5656 si vous avez besoin des accommodements lors du processus de sélection. Préconisant les valeurs universelles, le CSPNE couvre une superficie de 46 453 km2 et offre une éducation de langue française de qualité dans les communautés de Parry Sound, North Bay, Sturgeon Falls, Temiskaming Shores, Timmins, Iroquois Falls, Kapuskasing et Hearst. Près de 2100 élèves ont choisi l’école publique de langue française dans le nord-est de l’Ontario. Nous souscrivons à l’équité en matière d’emploi.

Ce que vous ferez

Provide comprehensive administrative support to the human resources department, including preparing reports, meeting records, letters, guides, procedures, and confidential correspondence. Maintain and support HR system data, screen calls, recommend process improvements, and provide receptionist coverage when needed.

Exigences

Requires a two-year postsecondary diploma in business administration or human resources, or an equivalent combination of education and relevant experience, plus at least three years of relevant experience. Candidates should have strong organizational, planning, interpersonal, teamwork, confidentiality, and attention-to-detail skills, as well as superior spoken and written French and English; familiarity with HR, payroll, attendance systems, and Microsoft 365 is an asset.

Compétences indiquées

• Microsoft 365 · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Planning · Souhaitée
• Travail d’équipe · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Human Resources Administration
• Document Preparation and Writing
• Correspondence Management
• Database Management
• Human Resources Information Systems
• Payroll Systems
• Absence and Attendance Management
• Microsoft 365
• Telephone Screening
• Organization
• Planning
• Initiative
• Teamwork
• Confidentiality
• Attention to Detail
• French and English Communication

Domaines d’emploi

• Human Resources
• Administrative
• Education

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