Adjoint exécutif ou adjointe exécutive - direction générale

Résumé du poste

Coordinate the executive team's calendars, meetings, and priorities, and prepare presentations, reports, documents, correspondence, and meeting minutes. Track files, projects, and deadlines; handle confidential information discreetly; and coordinate with internal and external stakeholders to support the smooth operation of the executive office.

Détails du poste

Poste : adjoint exécutif ou adjointe exécutive - direction générale Lieu de travail : Longueuil Vous avez de l'expérience auprès de la haute direction et aimez anticiper les besoins, coordonner les priorités et faciliter le quotidien des dirigeants ? Voici une belle occasion de mettre votre expertise à profit dans un environnement corporatif professionnel et dynamique ! Notre client, une organisation bien établie située à Longueuil, recherche une personne organisée, proactive et discrète pour soutenir sa direction générale. Ce qui est offert : - Salaire selon l'expérience et la formation - Contrat de 12 mois avec possibilité de permanence - Horaire flexible de 37,5 heures par semaine - Mode hybride : 3 jours au bureau et 2 jours en télétravail - Régime de retraite de la fonction publique fédérale à prestations déterminées - Programme complet d'assurances collectives - 15 jours de vacances après un an d'ancienneté - 15 jours de congé de maladie et 5 jours de congé personnels payés - Remboursement des frais d'abonnement aux activités sportives - Programme de formation continue - Programme de recommandation - Remboursement partiel du titre mensuel de transport en commun ou stationnement gratuit - Bornes de recharge pour véhicules électriques à taux préférentiel - Bureaux situés près du métro Longueuil-Université-de-Sherbrooke - Et bien plus encore à découvrir ! Votre rôle En véritable bras droit administratif de la direction générale, vous jouerez un rôle clé dans l'organisation et le suivi des activités : - Coordonner les agendas, les réunions et les rencontres de la direction. - Préparer et mettre en forme des présentations, rapports, documents et correspondances. - Assurer le suivi des dossiers, des projets et des échéanciers. - Organiser les réunions de direction et rédiger les procès-verbaux. - Gérer des renseignements confidentiels avec jugement et discrétion. - Collaborer avec différents intervenants internes et externes afin de faciliter les communications et le bon déroulement des activités. Le profil recherché : - Minimum de 7 ans d'expérience en soutien administratif, dont une expérience auprès de la haute direction - Formation en secrétariat, bureautique, administration ou domaine connexe - Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit - Très bonne connaissance de Microsoft 365 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams - Excellent sens de l'organisation et de la gestion des priorités - Professionnalisme, discrétion, autonomie et esprit d'initiative - Excellentes aptitudes en communication et aisance dans un environnement corporatif où plusieurs dossiers avancent simultanément Autre exigence linguistique : anglais - Niveau de compétence requis : avancé - Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration entre les équipes internes, soutien aux opérations dans une autre région, relations avec des partenaires ou intervenants de différentes cultures, traduction et interprétation, service à la clientèle - Fréquence d'utilisation : quotidiennement (pour diverses tâches) Prêt(e) pour un nouveau défi ? Vous aimez faciliter le quotidien des dirigeants, garder une vue d'ensemble et être la personne sur qui l'on peut compter? Nous voulons vous rencontrer ! Les entrevues ont lieu dès maintenant. Faites parvenir votre CV en format Word ou PDF à l'adresse katherine.z@quantum.ca. Vous connaissez une personne qui pourrait être intéressée ? N'hésitez pas à lui partager cette offre ! RECOMMANDEZ UNE PERSONNE EMBAUCHÉE POUR UN POSTE PERMANENT ET OBTENEZ UNE PRIME! Pour plus d'informations, cliquez ici. Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157 Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Des outils dotés d'intelligence artificielle peuvent également soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.

Ce que vous ferez

Coordinate the executive team's calendars, meetings, and priorities, and prepare presentations, reports, documents, correspondence, and meeting minutes. Track files, projects, and deadlines; handle confidential information discreetly; and coordinate with internal and external stakeholders to support the smooth operation of the executive office.

Exigences

Requires at least seven years of administrative support experience, including experience supporting senior executives, and training in secretarial studies, office administration, business administration, or a related field. Candidates need excellent spoken and written French, advanced English, strong Microsoft 365 skills, and excellent organization, discretion, autonomy, initiative, communication, and prioritization abilities.

Avantages

• Defined-Benefit Federal Public Service Pension Plan
• Comprehensive Group Insurance
• 15 Days of Vacation After One Year
• 15 Paid Sick Days
• 5 Paid Personal Days
• Sports Activity Membership Reimbursement
• Continuing Education Program
• Referral Program
• Partial Public Transit Pass Reimbursement
• Free Parking
• Discounted Electric Vehicle Charging

Compétences indiquées

• document preparation · Souhaitée
• Microsoft Teams · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Communication · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Executive Administrative Support
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Document Preparation
• Presentation Preparation
• Report Writing
• Project and Deadline Tracking
• Minute Taking
• Confidential Information Management
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• Prioritization
• Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership

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