Coordonnatrice, bureau de la direction

Résumé du poste

Translate leadership priorities into actions, coordinate cross-functional projects, prepare leadership meetings, and follow up on decisions and commitments. Coordinate business development activities, marketing and client events, internal collaboration, vendors, and special initiatives.

Détails du poste

Note : Samara bureau multifamilial est un employeur qui favorise l’équité, la diversité et l’inclusion. Pour fins de simplicité, cet affichage utilise le genre féminin. Toutefois, toute personne qui le désire peut soumettre sa candidature. Samara recherche une personne structurée, polyvalente et orientée vers l’action pour soutenir la capacité d’exécution de son équipe de direction. Travaillant étroitement avec le CEO et les autres membres de la direction, elle transforme les priorités et les décisions en actions concrètes, coordonne les projets et veille à ce que les engagements se réalisent. Ce rôle convient à une personne qui ne se contente pas d’organiser le travail. Elle aime faire avancer les choses et s’assurer qu’elles se réalisent. RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES Bureau de la direction et exécution Traduire les priorités de la direction en actions, responsables et échéanciers. Coordonner les projets impliquant plusieurs équipes. Préparer certaines rencontres de direction et assurer le suivi des décisions. Anticiper les besoins, effectuer les relances et faire progresser les dossiers. Participer à l’implantation de nouvelles initiatives et prendre en charge certains projets spéciaux. Développement des affaires Organiser le calendrier de développement des affaires et les activités de représentation du CEO. Maintenir une vue structurée des occasions de développement. Recueillir auprès des professionnels responsables l’information nécessaire à la coordination des suivis. S’assurer que chaque occasion mène à une prochaine action clairement identifiée. Marketing, communications et rayonnement En collaboration avec la Directrice, marketing et communications: Coordonner l’exécution du calendrier marketing et de rayonnement. Organiser les événements clients, conférences, webinaires, balados et autres activités. Gérer les listes d’invités, les invitations, les inscriptions, les fournisseurs et la logistique. Coordonner la contribution des différentes équipes aux contenus et aux activités. Soutenir la réalisation de projets et de campagnes impliquant plusieurs équipes. Coordination interne Agir comme point de coordination entre la direction et les équipes de soutien. Faire remonter les irritants et les possibilités d’amélioration. Faciliter la collaboration lorsque des enjeux touchent plusieurs équipes. Contribuer aux activités internes et aux initiatives favorisant la cohésion. Participer activement au comité social de Samara. Coordonner certains fournisseurs et besoins liés au fonctionnement du bureau. COMPÉTENCES, APTITUDES ET AUTRES EXIGENCES Environ 4 à 7 années d’expérience en coordination exécutive, en gestion de projets, en marketing, en développement des affaires ou en services professionnels. Formation universitaire pertinente ou expérience professionnelle équivalente. Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de suivi. Autonomie, jugement et forte orientation vers l’action. Capacité à gérer plusieurs projets et interlocuteurs simultanément. Discrétion et maturité professionnelle. Excellente maîtrise du français et de l’anglais1, à l’oral comme à l’écrit. Très bonne maîtrise de Microsoft 365. Expérience avec Salesforce ou un autre CRM, un atout. CE QUI VOUS DISTINGUE Vous savez anticiper les besoins, mobiliser les bonnes personnes et faire progresser plusieurs dossiers simultanément. Vous faites preuve de rigueur, de tact et de débrouillardise. Vous êtes à l’aise dans un environnement entrepreneurial en évolution et cherchez naturellement des solutions plutôt que d’attendre des instructions. UNE OCCASION D’ÉVOLUER Le poste évoluera avec la croissance de Samara. La personne retenue pourra progressivement consacrer une part croissante de son temps aux projets transversaux, à l’implantation, au développement des affaires et au soutien de la direction. À PROPOS DE SAMARA BUREAU MULTIFAMILIAL Fondé par des familles entrepreneuriales et des investisseurs, Samara comprend les défis complexes de la gestion d'un patrimoine tout en préservant l'harmonie et les valeurs familiales. Nous offrons une plateforme exhaustive de services intégrés, adaptée aux besoins uniques des familles en affaires. Notre équipe garantit une perspective globale, une cohésion et une continuité pour assurer la pérennité de leur patrimoine. Pour plus d’informations, visitez le www.samara.ca POUR POSTULER Envoyez-nous votre CV et une lettre de motivation à rh@samara.ca. Seules les personnes qui seront convoquées en entrevue recevront un accusé de réception.

Ce que vous ferez

Translate leadership priorities into actions, coordinate cross-functional projects, prepare leadership meetings, and follow up on decisions and commitments. Coordinate business development activities, marketing and client events, internal collaboration, vendors, and special initiatives.

Exigences

Requires approximately 4–7 years of experience in executive coordination, project management, marketing, business development, or professional services, along with relevant university education or equivalent experience. Candidates should have strong organizational and follow-up skills, sound judgment, discretion, proficiency in Microsoft 365, and excellent written and spoken French and English; CRM experience is an asset.

Compétences indiquées

• Project Coordination · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Microsoft 365 · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• Gestion de projet · Souhaitée
• Salesforce · Souhaitée
• Business development · Souhaitée
• Communication bilingue · Souhaitée
• Cross-Functional Collaboration · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Executive Coordination
• Project Coordination
• Project Management
• Organization
• Prioritization
• Follow-Up
• Business Development
• Marketing Coordination
• Event Planning
• Communications
• Stakeholder Coordination
• Cross-Functional Collaboration
• Microsoft 365
• Salesforce
• Professional Discretion
• Bilingual Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Management & Leadership
• Marketing
• Sales
• Finance & Accounting

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