Technicien ou technicienne en administration

Résumé du poste

Provide administrative support to the Gynecology-Obstetrics department, including scheduling appointments, maintaining patient lists and records, handling calls and correspondence, and processing requests and reports. Support physicians and department leadership with schedules, meetings, supplies, data entry, and administrative follow-ups while maintaining confidentiality.

Détails du poste

Mandat Notre organisation est présentement à la recherche d’un(e) technicien(ne) en administration pour combler un besoin de remplacement à temps complet au sein du département Gynécologie- Obstétrie Centre Hospitalier Saint-Mary à Montréal. Rôle Et Responsabilités Au Quotidien Préparer et mettre à jour les listes de césariennes et de nouvelles patientes; Recevoir et acheminer les appels téléphoniques aux services et aux personnes concernées; Communiquer des informations d’ordre général à la clientèle et orienter les usagers vers les ressources disponibles; Offrir et confirmer des rendez-vous; S’assurer de la mise à jour des coordonnées des usagers dans le logiciel utilisé; Assurer la préparation et le suivi des horaires et listes du département; Préparer les demandes d’analyses et de rapports, les recevoir, les trier, les classer et les acheminer le cas échéant selon la procédure établie; Assurer différents suivis administratifs auprès des médecins et des équipes; Soutenir le chef de département dans la gestion administrative courante; Organiser les réunions, préparer les documents requis et rédiger les comptes rendus; Effectuer des requêtes de fournitures; Maintenir les dossiers et documents à jour dans le respect de la confidentialité; Collaborer avec les différents services et partenaires du département; Procéder à la saisie de données dans divers logiciels; Acheminer la correspondance, le courrier ou les télécopies au personnel approprié; Dans le cadre de notre mission universitaire et académique, vous pourriez être sollicité pour superviser des étudiants ou des stagiaires; Effectuer toute autre tâche connexe. Horaire : du lundi au vendredi de jour de 8h à 16h, avec disponibilité de deux jours par semaine incluant une fin de semaine sur deux, sur deux quarts de travail. Exigences La Personne Recherchée Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou autre discipline appropriée*; Doit posséder une bonne connaissance des logiciels Word et Excel (niveau avancé)**; Est apte à communiquer en français et en anglais**, à l’oral comme à l’écrit; Détient un bon esprit d’équipe; Possède un excellent sens du service à la clientèle; Fait preuve de jugement; Possède un bon sens de l’organisation; Fait preuve de discrétion; Détient un bon sens des priorités; Démontre de la rigueur dans l’information transmise et dans le respect des échéances; Fait preuve d’adaptabilité face à l'horaire et de la souplesse dans l'organisation du travail Déposez votre candidature sans tarder! NB: Tout diplôme obtenu à l'étranger doit avoir fait l'objet d'une Évaluation comparative des études effectuées hors du Québec auprès du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. Prière d'inscrire le résultat de l'évaluation dans votre CV, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. Le classement sera déterminé par des tests de Word, Excel, français et anglais.

Ce que vous ferez

Provide administrative support to the Gynecology-Obstetrics department, including scheduling appointments, maintaining patient lists and records, handling calls and correspondence, and processing requests and reports. Support physicians and department leadership with schedules, meetings, supplies, data entry, and administrative follow-ups while maintaining confidentiality.

Exigences

A college diploma in administration, office administration, or another appropriate discipline is required, along with advanced knowledge of Word and Excel. Candidates must communicate in French and English, orally and in writing, and demonstrate customer service, teamwork, discretion, organization, sound judgment, prioritization, accuracy, and adaptability.

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Appointment Scheduling · Souhaitée
• telephone communication · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Microsoft Word · Souhaitée
• Microsoft Excel · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée
• report preparation · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• Travail d’équipe · Souhaitée
• adaptability · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Appointment Scheduling
• Telephone Communication
• Customer Service
• Word
• Excel
• Data Entry
• Records Management
• Meeting Coordination
• Report Preparation
• Confidentiality
• Organization
• Prioritization
• Teamwork
• Judgment
• Adaptability

Domaines d’emploi

• Administrative
• Healthcare
• Customer Service & Support

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