Agent(e) d’administration auxiliaire

Résumé du poste

Provide administrative support to the residential property management department, including lease preparation and administration, rent collection, tenant file maintenance, waitlist management, and handling tenant inquiries and complaints. Support reception and correspondence, prepare reports and process invoices, coordinate service requests, assist with building staff scheduling, and respond appropriately to emergencies.

Détails du poste

La Société D’habitation Et De Développement De Montréal Est Une Société Paramunicipale à But Non Lucratif Et Financièrement Autonome. Chef De File En Gestion Immobilière Et En Développement Immobilier Responsable, Elle Favorise L’amélioration Des Milieux De Vie Des Montréalais En Contribuant Au Développement Économique Et Social De La Ville De Montréal Par La Mise En Valeur D’actifs Immobiliers De Nature Résidentielle, Institutionnelle, Industrielle, Commerciale Et Culturelle Sur Son Territoire. Elle Est à La Recherche D’un Candidat Dynamique Et Motivé Afin De Pourvoir De Façon Temporaire Le Poste Syndiqué Suivant Quel serait votre quotidien ? L’objectif principal de la fonction est d’assurer et d’effectuer un soutien administratif à l’ensemble de la direction de la gestion immobilière résidentielle. Dans le cadre de ses activités professionnelles, le titulaire du poste a pour principaux mandats de : Collaborer de manière ponctuelle à la location des logements en effectuant diverses tâches manuelles telle que rencontrer les locataires pour la signature du bail, effectuer des enquêtes avant location, préparer des baux et des annexes; Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion des baux, notamment : Le traitement des demandes des locataires relatives au bail; La saisie et le maintien des fichiers informatiques des locataires (création, ajustements, mise à jour, modifications, etc.); La perception des loyers ainsi que la collection des arrérages et des comptes délinquants; Le classement et le maintien des dossiers des locataires et des dossiers administratifs; Les mises en disponibilité des logements; La gestion des listes d’attente (location, transfert, besoins spécifiques, etc.,); Le traitement et la gestion des fichiers de suivi de l’aide assujettie au contrôle de revenu (AACR); Les représentations, s’il y a lieu, pour la Société, devant la Régie du logement ainsi que la préparation des causes et l’exécution des décisions rendues. Recevoir et diriger les appels téléphoniques. Accueillir les visiteurs, les clients potentiels et les locataires; Collaborer avec les familles des locataires, les services sociaux, les représentants de la justice et les conseillers juridiques lorsque la situation l’exige; Recevoir, traiter et assurer les demandes de renseignements, des requêtes, des plaintes et des demandes de service, le tout en conformité avec les clauses du bail, les politiques et règlements ainsi que les critères établis par la Société en matière de relations entre propriétaire et locataires; Traiter le courrier, répondre aux lettres en fonction des politiques, des procédures et des critères établis et des directives du gestionnaire. Effectuer le secrétariat courant de son secteur; Préparer les rapports administratifs exigés par un gestionnaire ou le directeur; Traiter certaines factures de service et des contrats professionnels; Effectuer le remplacement à la réception; Collaborer à la planification du travail des préposés aux immeubles en conformité avec les directives des gestionnaires d’immeubles; Assurer, en l’absence d’un gestionnaire, le suivi des appels de services réguliers, en appui aux autres agents d’administration, au besoin, consulter son directeur; Veiller, lors d’une situation d’urgence, à minimiser les dommages pouvant être encourus et s’assurer que les personnes responsables soient informées sans délai. Correspondez-vous au profil recherché ? Détenir un diplôme d’études collégiales en comptabilité ou en administration; Posséder une expérience pertinente de deux (2) ans dans un poste similaire; Maîtriser les outils de la suite MS Office. Capacité connaissance et maîtrise des principes comptables, connaissances des projets immobiliers des immeubles et des programmes (atout), posséder un sens développé de l’organisation et des priorités, maintenir de bonnes relations interpersonnelles, habileté à travailler de façon autonome, capacité d’adaptation à différentes clientèles. Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera? L’échelle salariale pour le poste se situe entre 55 784 $ et 67 597$. Des Conditions D’emploi Des Plus Concurrentielles Sont Offertes, Dans Une Entreprise à Taille Humaine Qui Contribue à Répondre Aux Enjeux De L’immobilier Abordable Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine; Facilement accessible en métro : Station Berri UQAM

Ce que vous ferez

Provide administrative support to the residential property management department, including lease preparation and administration, rent collection, tenant file maintenance, waitlist management, and handling tenant inquiries and complaints. Support reception and correspondence, prepare reports and process invoices, coordinate service requests, assist with building staff scheduling, and respond appropriately to emergencies.

Exigences

Requires a college diploma in accounting or administration and two years of relevant experience in a similar role. Candidates should be proficient with Microsoft Office, understand accounting principles, and demonstrate strong organization, prioritization, interpersonal, independent-working, and adaptability skills; knowledge of real estate projects, buildings, and programs is an asset.

Avantages

• Hybrid Work
• Up To Three Days Of Remote Work Per Week

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Accounts receivable · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• report preparation · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée
• interpersonal communication · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Residential Property Management
• Lease Administration
• Rent Collection
• Accounts Receivable
• Tenant Relations
• Customer Service
• Microsoft Office
• Accounting Principles
• Document Management
• Waitlist Management
• Report Preparation
• Invoice Processing
• Organization
• Prioritization
• Interpersonal Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Customer Service & Support
• Finance & Accounting
• Government & Public Sector

Autres postes chez Société d'habitation et de développement de Montréal