Assistante administrative ou assistant administratif (Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante) (fonction non syndiquée)

Résumé du poste

Provides administrative and executive support to the Vice-Rector, including managing schedules, meetings, correspondence, financial transactions, and administrative processes. Coordinates projects and events, maintains procedures and deadlines to ensure operational continuity, and supports continuous improvement.

Détails du poste

Informations générales Organisation, rigueur et sens de l'initiative vous définissent? Mettez vos talents au service du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante en occupant un rôle clé où chaque journée apporte son lot de défis, de coordination et de collaborations enrichissantes. C'est l'occasion d'ajouter votre nature à la nôtre! En tant qu'assistante administrative ou assistant administratif, vous assisterez la personne supérieure immédiate dans l'accomplissement de ses responsabilités et de ses mandats spécifiques, par une prise en charge de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante. Responsabilités Participe à l'administration du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante : gère l'agenda, prend et fixe les rendez-vous, organise des rencontres et réunions en fonction des priorités de la personne supérieure immédiate. Prépare et recueille les documents requis relativement à la tenue de réunions et d'assemblées diverses et voit à l'organisation matérielle et logistique de celles-ci. Reçoit, collige adéquatement l'information et dirige les appels téléphoniques aux intervenantes et intervenants appropriés, répond aux demandes des interlocutrices et interlocuteurs, prend connaissance du courrier et gère la boite courriel du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante, fournit des renseignements et des réponses, écrites et verbales, à partir des politiques, des règles et des pratiques administratives en vigueur ou de toute autre documentation pertinente. Tient à jour la comptabilité du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante, traite les transactions, utilise les systèmes financiers et les applications informatiques institutionnelles et de bureautique. Maintient un procédurier et documente les échéanciers couvrant les activités importantes du poste afin d'assurer la continuité des opérations du Vice-rectorat aux études et à la vie étudiante et une relève immédiate en cas de situations urgentes ou d'absences prolongées, en plus de veiller à l'amélioration continue des méthodes de travail. Assiste la personne supérieure immédiate dans la réalisation de tâches et mandats spécifiques et assure les suivis relatifs. Assiste la personne supérieure immédiate dans l'application de processus administratifs liés à son mandat. Coordonne la mise en œuvre de projets variés tels réaménagements, organisation de rencontres, événements sociaux, et occasionnellement, participe à des comités institutionnels. Assume toute autre responsabilité relevant de sa compétence confiée par sa supérieure immédiate. Qualifications Requises Scolarité: Détenir un diplôme d'études collégiales en bureautique (DEC) ou un diplôme d'études professionnelles en secrétariat (DEP) ou l'équivalent, combiné à une vaste expérience dans le domaine du secrétariat impliquant des cadres de direction. Exigences Requises Le poste requiert l'utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office, SOFE-Finances ainsi que SOFE-GRH. Démontrer une maitrise ou une ouverture à maitriser différents outils d'intelligence artificielle générative pertinents aux tâches. Démontrer de l'initiative et de l'ouverture à proposer et adopter des façons de faire efficientes. Démontrer une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite ainsi qu'une bonne connaissance de l'anglais. La connaissance ou la maîtrise de l'anglais est requise, car la personne aura à échanger avec divers organismes ou partenaires de l'étranger. Faire preuve d'autonomie et de discrétion dans le traitement de dossiers confidentiels. Conditions de travail Échelle de traitement du personnel de soutien non syndiqué, classe A8 (5 échelons répartis entre 66 372 $ et 79 957 $) Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine réparties en 5 journées régulières de travail de 7 heures chacune, du lundi au vendredi inclusivement, entre 8 h 30 et 17 h.

Ce que vous ferez

Provides administrative and executive support to the Vice-Rector, including managing schedules, meetings, correspondence, financial transactions, and administrative processes. Coordinates projects and events, maintains procedures and deadlines to ensure operational continuity, and supports continuous improvement.

Exigences

Requires a college diploma in office administration, a vocational diploma in secretarial studies, or an equivalent qualification combined with extensive secretarial experience supporting executives. Requires proficiency with Microsoft Office and SOFE financial and HR systems, initiative, discretion, strong spoken and written French, and a good knowledge of English.

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• document preparation · Souhaitée
• Comptabilité · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Project Coordination · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Executive Support
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Document Preparation
• Telephone and Email Management
• Written and Verbal Communication
• Financial Transactions
• Accounting
• Microsoft Office
• SOFE-Finances
• SOFE-GRH
• Generative Artificial Intelligence Tools
• Project Coordination
• Confidentiality
• French and English Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education
• Finance & Accounting
• Management & Leadership

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