Secrétaire de direction et autres emplois administratifs

Résumé du poste

Support the unit’s academic, human resources, financial, and materials operations by conducting research, contacting relevant people, and completing administrative forms. Manage the supervisor’s calendar, organize meetings and document decisions, prepare professional documents, and maintain unit accounting records and reports.

Détails du poste

Informations générales Faites-nous part de votre intérêt. Rejoindre notre communauté de talents, c'est accéder à une grande diversité de mandats et de secteurs. Chaque mandat est une occasion d'élargir vos compétences, de découvrir de nouveaux milieux et de construire un parcours professionnel à votre image. Une carrière à l'UdeS : un monde de possibilités! Vous jouerez un rôle clé dans le soutien à la gestion des opérations essentielles, incluant les études, les ressources humaines, la gestion financière et matérielle, ainsi que des projets spécifiques à la mission de l'unité. Vous aurez l'opportunité de travailler en étroite collaboration avec l'équipe pour garantir l'efficacité et la fluidité des processus internes. Vous veillerez également à la continuité et au bon fonctionnement du bureau, tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers en cours. Ce que nous vous offrons Taux horaire : 27,10 $ à 35,73 $ $ Assurances collectives Régime de retraite Accès à la plateforme de mieux-être Accès à une gamme d'avantages et de rabais variés (selon certaines conditions) Pour en savoir plus sur les conditions de travail Votre contribution Contribuer à la gestion des études, des ressources humaines, financières et matérielles en effectuant des recherches, en contactant les personnes-ressources et en complétant les formulaires administratifs nécessaires. Gérer l'agenda de sa personne supérieure immédiate en planifiant, rappelant et organisant les rendez-vous en fonction des priorités, tout en ajustant l'emploi du temps en cas d'urgences ou d'imprévus pour garantir sa présence aux réunions. Organiser et préparer les réunions, prendre des notes lors de celles-ci, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions Rédiger des documents professionnels et attractifs, en veillant à la qualité de la langue et à une présentation visuelle soignée. Gérer la comptabilité de l'unité, enregistrer les dépenses, produire des rapports et vérifier les écritures comptables en comparant avec les pièces justificatives. Profil de compétences recherché Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une scolarité équivalente. Si vous ne détenez pas le diplôme demandé mais que vous avez de l'expérience en secrétariat, il est possible que votre candidature soit néanmoins reconnue qualifiée. Détenir un minimum de 3 années d'expérience pertinente. Dans le contexte actuel, nous vous invitons à postuler même si vous ne possédez pas l'expérience minimale demandée. Votre aménagement du temps de travail Horaire de 35 heures par semaine, principalement du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 17 h, pouvant varier selon les unités. Possibilité de télétravail. Flexibilité d'horaire pendant l'année et horaire allégé l'été.

Ce que vous ferez

Support the unit’s academic, human resources, financial, and materials operations by conducting research, contacting relevant people, and completing administrative forms. Manage the supervisor’s calendar, organize meetings and document decisions, prepare professional documents, and maintain unit accounting records and reports.

Exigences

A vocational diploma in secretarial studies or equivalent education is requested; relevant secretarial experience may be considered in place of the diploma. At least three years of relevant experience is requested, though applicants are encouraged to apply even if they do not meet the minimum.

Avantages

• Group Insurance
• Retirement Plan
• Wellness Platform Access
• Various Benefits and Discounts

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Comptabilité · Souhaitée
• Financial Reporting · Souhaitée
• document preparation · Souhaitée
• Prioritization · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Secretarial Skills
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Professional Writing
• Accounting
• Expense Tracking
• Financial Reporting
• Document Preparation
• Human Resources Administration
• Financial and Materials Management
• Research
• Records Follow-Up
• Prioritization

Domaines d’emploi

• Administrative
• Finance & Accounting
• Human Resources
• Education

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