Coordonnateur principal, administration des études (Études sur les psychédéliques et sur la conscience)

Résumé du poste

Coordinate and improve the administrative operations of specialized programs in the School of Psychology, including student services, communications, compliance, finances, projects, and educational events. Advise students and faculty, maintain stakeholder relationships, and support program planning, quality, and continuous improvement.

Détails du poste

Suivez-nous sur LinkedIn Motif De L'offre D'emploi Nouveau poste Type D’emploi Employé Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires): N/A Famille D’emplois Administration des études Nombre De Postes à Pourvoir 1 Faculté/Service - Département Opérations_École de psychologie Campus Campus principal Affiliation Syndicale PSUO Date D’affichage (AAAA/MM/JJ) 2026/10/15 Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ) 2026/10/26 Heures Par Semaine 35 Classe Salariale SSUO Grade 09 Échelle Salariale $76 104,00 - $96 135,00 Au sujet de la Faculté des Sciences Sociales La FSS offre, en français et en anglais, des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat répartis dans neuf départements, écoles et instituts. Avec ses quelque 10 000 étudiantes et étudiants, ses 260 professeurs réguliers, son vaste choix de programmes et ses centres de recherche, la Faculté des sciences sociales occupe une place privilégiée au cœur de l’Université d’Ottawa. Les étudiants diplômés de la Faculté, encadrés par des chercheurs chevronnés, mènent des travaux de fine pointe dans ses nombreux programmes de maîtrise et de doctorat. Avec son complément d’une centaine d’employés administratifs, la faculté est fière d’offrir un environnement de travail collaboratif qui favorise la pensée inspirée, l’ingéniosité créative et l’excellence. Raison d'être du poste Administre, coordonne et évalue la prestation opérationnelle et l’amélioration continue des programmes spécialisés de l’École de psychologie. Élabore, met en œuvre et maintient des processus administratifs et des stratégies de communication qui appuient les objectifs des programmes et assurent une prestation efficace des services. Favorise la mobilisation des parties prenantes et veille au respect des politiques institutionnelles, des exigences réglementaires et des normes établies. Assure la coordination opérationnelle des activités courantes des programmes, soutient la direction des programmes dans la planification et la prise de décisions et contribue de façon continue au succès, à la qualité et au développement de l’offre de programmes spécialisés de l’École. Dans Ce Rôle, Vos Responsabilités Incluront Opérations et administration des programmes : Dirige et coordonne les opérations administratives qui soutiennent la réalisation efficace des activités et des initiatives liées aux programmes. Élabore, met en œuvre et améliore de façon continue les processus de travail, les procédures et les pratiques opérationnelles afin d’accroître l’efficacité, la qualité des services et l’expérience étudiante. Soutient l’élaboration et la mise en œuvre de nouveaux programmes, partenariats et initiatives stratégiques. Agit à titre de personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes relativement aux exigences et aux processus des programmes et veille à ce que les activités opérationnelles soient conformes aux politiques institutionnelles, aux objectifs des programmes et aux exigences réglementaires applicables. Services aux étudiants et administration scolaire : Conseille et soutient les étudiants, le corps professoral et le personnel relativement aux politiques et procédures scolaires ainsi qu’aux exigences des programmes. Évalue les besoins des étudiants, interprète et applique les règlements scolaires et résout des situations complexes qui exigent un jugement sûr et une application judicieuse des politiques. Coordonne les processus d’administration scolaire et la gestion des dossiers, collabore avec le corps professoral et les partenaires administratifs afin de favoriser la réussite étudiante et recommande des améliorations aux services, aux procédures et aux pratiques qui contribuent à bonifier l’expérience étudiante. Mobilisation des parties prenantes et gestion des relations : Établit, favorise et maintient des relations de travail efficaces avec les parties prenantes et les partenaires internes et externes afin de soutenir la planification, la réalisation et l’amélioration continue des activités des programmes. Coordonne les communications avec les parties prenantes, facilite les réunions et les consultations et agit comme liaison entre la direction des programmes et les partenaires. Fait preuve d’un haut degré de diplomatie, de discrétion et de jugement dans le traitement de renseignements sensibles ou confidentiels. Communications et gestion de l’information : Élabore, coordonne et évalue des stratégies de communication et des activités de partage de l’information qui soutiennent les objectifs des programmes et la mobilisation des parties prenantes. Crée et tient à jour du matériel de communication, en collaboration avec l’équipe de marketing et des communications de la Faculté. Veille à ce que les communications soient exactes, accessibles et adaptées à des publics diversifiés. Soutient les activités de marketing, de rayonnement, de recrutement et de mobilisation. Évalue l’efficacité des activités de communication et recommande les améliorations nécessaires. Conformité réglementaire et gestion des risques : Surveille et soutient la conformité aux exigences institutionnelles, professionnelles, éthiques et réglementaires qui régissent les activités des programmes. Veille au respect des politiques, des procédures et des normes opérationnelles applicables. Tient à jour les dossiers et la documentation nécessaires aux fins de vérification, d’agrément, d’assurance de la qualité et de production de rapports. Cerne les risques opérationnels et recommande des stratégies d’atténuation. Soutient la mise en œuvre des changements découlant de l’évolution des exigences réglementaires, des politiques et des priorités organisationnelles. Coordination des finances et des ressources : En collaboration avec l’équipe des finances de la Faculté, coordonne et surveille les processus financiers et administratifs qui soutiennent les activités des programmes et la gestion des ressources. Effectue le suivi des dépenses et des activités budgétaires. Coordonne divers processus financiers et de ressources humaines avec les équipes désignées au sein de la Faculté. Veille à ce que toutes les activités financières soient conformes aux politiques, aux procédures et aux exigences institutionnelles en matière de reddition de comptes. Coordination et administration de projets : Coordonne et supervise la mise en œuvre de projets, d’initiatives spéciales et d’améliorations aux programmes au sein de l’École de psychologie. Tient à jour les plans de projet, les échéanciers, la documentation, les dossiers et les indicateurs de rendement. Coordonne les activités entre les parties prenantes internes et externes. Cerne et résout les enjeux opérationnels et veille à ce que les projets et les activités des programmes soient réalisés de façon efficace et uniforme, conformément aux objectifs, aux échéanciers et aux normes de qualité établis. Coordination d’événements et d’activités éducatives : Planifie et coordonne des activités éducatives, de perfectionnement professionnel et d’engagement communautaire à l’appui des objectifs des programmes. Supervise l’ensemble des aspects logistiques liés à l’organisation d’ateliers, de séminaires, de webinaires, de conférences et d’événements spéciaux. Évalue les résultats et les commentaires des participants et recommande des améliorations afin d’assurer une expérience de qualité, stimulante et enrichissante. Ce Que Vous Apporterez Diplôme universitaire de premier cycle en administration publique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe Minimum de trois années d’expérience progressive en administration de programmes et en administration scolaire Solides compétences en résolution de problèmes et en analyse Capacité à prendre des décisions rapidement et à en assurer la mise en œuvre Expérience dans la coordination simultanée de plusieurs projets et priorités concurrentes Expérience dans l’interprétation et l’application de politiques, de procédures et de règlements Expérience dans la préparation de rapports et de documentation relative aux programmes Capacité à faciliter des consultations, des programmes et des initiatives efficaces auprès de communautés diversifiées Capacité démontrée à interagir avec des étudiants et des membres du corps professoral issus de divers milieux et ayant des expériences et des identités variées, et à les traiter avec respect, de manière à établir un climat de confiance tout en répondant à leurs besoins particuliers Discrétion, respect de la confidentialité, tact et diplomatie Excellentes compétences en communication, notamment de l’expérience en organisation d’événements, en médias sociaux et en création de contenu destiné à différents groupes de parties prenantes Expérience dans un rôle-conseil et en service à la clientèle dans un milieu universitaire Capacité à travailler de façon autonome Sens de l’organisation, aptitudes interpersonnelles et bon jugement Expérience de l’utilisation de systèmes informatiques (uoCampus, Talisma, Calculator, Document Manager ou systèmes similaires), ainsi que d’applications et de plateformes telles que Windows, les logiciels de traitement de texte, les bases de données, les tableurs, le courrier électronique et Internet Bilinguisme, français et anglais, à l’oral et à l’écrit Compétences Clés à L’Université D’Ottawa Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.

Ce que vous ferez

Coordinate and improve the administrative operations of specialized programs in the School of Psychology, including student services, communications, compliance, finances, projects, and educational events. Advise students and faculty, maintain stakeholder relationships, and support program planning, quality, and continuous improvement.

Exigences

Requires a bachelor's degree in public administration, business administration, or a related field, and at least three years of progressive experience in program and academic administration. Candidates should have strong analytical, organizational, communication, and interpersonal skills; experience applying policies and coordinating projects; proficiency with relevant computer systems; and oral and written fluency in French and English.

Compétences indiquées

• Project Coordination · Souhaitée
• Regulatory Compliance · Souhaitée
• Risk Management · Souhaitée
• report preparation · Souhaitée
• Résolution de problèmes · Souhaitée
• Service à la clientèle · Souhaitée
• Communication bilingue · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Program Administration
• Academic Administration
• Project Coordination
• Student Advising
• Policy Interpretation
• Regulatory Compliance
• Stakeholder Engagement
• Communication Strategy
• Event Coordination
• Budget Monitoring
• Risk Management
• Report Preparation
• Problem-Solving
• Confidentiality
• Customer Service
• Bilingual Communication

Domaines d’emploi

• Administrative
• Education
• Management & Leadership
• Customer Service & Support

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