Secrétaire d'unité administrative

Résumé du poste

Provide administrative and secretarial support to the Human Resources Division manager and advisors, including managing calendars and communications, tracking employee-related files and deadlines, and coordinating onboarding and service requests. Process invoices and purchase orders, prepare decision briefs and partnership agreements, and maintain, transfer, and archive HR records.

Détails du poste

Titre d'emploi Secrétaire d'unité administrative Organisation Arrondissement de Mercier–Hochelaga-Maisonneuve / Division des ressources humaines Destinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes Type d'emploi à pourvoir Emploi temporaire Période d'inscription Du 15 au 21 octobre 2026 Salaire Échelle salariale (2025) : 46 668 $ à 62 725 $ | Groupe de traitement : 12-006E L'échelle salariale sera mise à jour au renouvellement de la convention collective. Avis de modification Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines | Mode hybride en fonction des besoins opérationnels Adresse: 5100, rue Sherbrooke E, 8e étage Montréal (Québec) H1V 3R9 Ce processus vise à pourvoir 1 poste temporaire (16186) d'une durée indéterminée. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation. NOTRE OFFRE Vous aimez que tout soit bien organisé et que rien ne soit laissé au hasard? Fiable, rigoureux(se) et toujours prêt(e) à donner un coup de main? Notre équipe a justement besoin de quelqu’un sur qui elle peut compter pour assurer le soutien administratif ! Mercier–Hochelaga-Maisonneuve est un arrondissement dynamique et en plein développement. Il offre un cadre de vie de choix avec ses quartiers dynamiques en pleine revitalisation, la proximité des services et la qualité de ses espaces verts. Près de 600 employées et employés travaillent à l'arrondissement de Mercier–Hochelaga-Maisonneuve pour donner l'ensemble des services offerts à la population. Votre mandat Vous effectuez des tâches de secrétariat de nature variée, afin d'apporter un soutien administratif à la cheffe de division et aux cadres-conseil. Plus spécifiquement, vous : effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs (dossiers employés, distribution des griefs, avis de libérations syndicales, suivis des demandes du SRH) et du respect des échéanciers; gérez les boîtes courriels ainsi que la boite vocale de la Division des ressources humaines et effectuez les suivis appropriés; gérez l'agenda et la boîte courriel de la cheffe de division, effectuez une pré-analyse, ciblez les urgences et classez les courriels selon le système de classement convenu; remplissez les formulaires de formation, assurez la transmission des documents d'accueil et de demandes de service (nouveaux employés.ées, demande de logiciels, jetons virtuels); assurez le paiement et le suivi des factures et suivi des bons de commandes RH; assurez la rédaction des sommaires décisionnels, des ententes de partenariat et en faites les suivis; effectuez la gestion documentaire, faites le classement et le transferts de dossiers RH de la division (disques partagés et autres); effectuez le déclassement de dossier et videz des classeurs, faites les boîtes et les déplacez. PROFIL RECHERCHÉ Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction 2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, des applications SIMON, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos souhaitable NOS AVANTAGES Des défis d'envergure Une carrière au service de la population montréalaise Une rémunération et des avantages concurrentiels La conciliation travail-vie personnelle La possibilité de faire progresser votre carrière Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public. POSTULEZ MAINTENANT! En postulant, je consens à ce que le Service des ressources humaines et des communications utilise mes données personnelles à des fins de recrutement et conformément à sa Politique de confidentialité . Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation. Pour en savoir plus sur nos processus de recrutement, visitez https://montreal.ca/carrieres . Pour toute autre question, écrivez à [email protected] en indiquant le numéro de l’offre d'emploi en objet. Assurez-vous de joindre tous les documents attestant que vous rencontrez les exigences et d'inscrire toutes informations pertinentes pour votre candidature directement dans votre curriculum vitae. Nous vous invitons à suivre l'évolution de votre candidature dans votre dossier de postulation en ligne. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue. DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières. Avec son programme d'accès à l'égalité en emploi , la Ville prend des moyens concrets pour augmenter la diversité au sein de ses équipes de travail. Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande. Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!

Ce que vous ferez

Provide administrative and secretarial support to the Human Resources Division manager and advisors, including managing calendars and communications, tracking employee-related files and deadlines, and coordinating onboarding and service requests. Process invoices and purchase orders, prepare decision briefs and partnership agreements, and maintain, transfer, and archive HR records.

Exigences

Requires a vocational diploma in secretarial studies or a college certificate in office administration with an executive assistant focus, plus two years of relevant secretarial or administrative support experience. Knowledge of Microsoft Office is required; familiarity with SIMON, Decision File Management (GDD), and Kronos is desirable.

Avantages

• Competitive Compensation and Benefits
• Work-Life Balance
• Career Development Opportunities

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Administrative Support
• Secretarial Support
• Email and Voicemail Management
• Calendar Management
• Document Management
• Records Classification
• Deadline Tracking
• Invoice Processing
• Purchase Order Tracking
• Decision Brief Writing
• Microsoft Office
• SIMON
• Decision File Management (GDD)
• Kronos

Domaines d’emploi

• Administrative
• Human Resources
• Government & Public Sector

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