Coordonnateur des affaires étudiantes

Résumé du poste

Coordinate graduate admissions and student services from application through graduation, including academic records, examinations, grades, progress reports, and student inquiries. Provide administrative support to the graduate studies office, maintain records and payments, assist with events and reporting, and recommend improvements to service and processes.

Détails du poste

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). OFFRE D’EMPLOI (Poste régulier à temps plein) Disponible à la Faculté des sciences de l’agriculture et de l’environnement, située au Campus Macdonald à Sainte-Anne-de-Bellevue. Sommaire du poste Relevant du doyen associé aux études supérieures et postdoctorales, la personne titulaire du poste fournit des services et un soutien pour l’ensemble des activités du bureau des études supérieures et postdoctorales de la Faculté. Elle communique avec les candidates et candidats, les étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs, les directrices et directeurs des programmes d’études supérieures des unités, les conseillères et conseillers académiques départementaux ainsi que les administratrices et administrateurs, par divers moyens, notamment en personne, par courriel, par téléphone et par l’intermédiaire de plateformes virtuelles. Elle assure également la liaison avec le Bureau central des études supérieures et postdoctorales ainsi qu’avec les Services aux étudiants, au besoin. La prestation de renseignements détaillés, l’explication des politiques et règlements académiques ainsi que le respect de ceux-ci constituent des aspects importants du rôle. La personne résout les problèmes liés aux demandes d’admission et coordonne la production et la distribution de documents. Responsabilités principales Traiter les demandes d’admission aux études supérieures, notamment en surveillant les renseignements des candidates et candidats dans le système de demande en ligne, en calculant la moyenne cumulative (CGPA), en repérant les demandes admissibles à des équivalences ou exemptions, en vérifiant l’intégralité des dossiers et en transmettant les dossiers admissibles aux directrices et directeurs des programmes d’études supérieures pour évaluation et décision d’admission. Participer à la vérification et à la mise à jour des sections pertinentes du calendrier électronique (e-Calendar). Fournir un soutien administratif pour les examens doctoraux de synthèse avec soutenance orale, y compris la planification et la réservation des salles. Coordonner la soumission des notes, assurer le suivi des échecs de cours en identifiant les facteurs contributifs, les mesures de soutien disponibles et en effectuant le suivi requis. Vérifier les dossiers des étudiantes et étudiants finissants et assurer l’exactitude des listes de diplômées et diplômés. Participer aux activités de collation des notes. Agir à titre de personne-ressource auprès des étudiantes et étudiants des cycles supérieurs en répondant à leurs préoccupations et à leurs questions, de l’inscription à l’obtention du diplôme. Participer aux activités d’accueil et d’orientation des nouvelles étudiantes et nouveaux étudiants. Envoyer des rappels aux directrices et directeurs de recherche ainsi qu’aux étudiantes et étudiants afin qu’ils complètent leurs rapports annuels de progression, assurer le suivi des taux de soumission et signaler les écarts aux superviseures et superviseurs. Aider les étudiantes et étudiants, les stagiaires de recherche aux cycles supérieurs et les boursières et boursiers postdoctoraux à remplir les formulaires universitaires et gouvernementaux et à suivre les procédures administratives, notamment pour l’obtention de permis de travail temporaires et la navigation sur les sites Web pertinents. Fournir un service de première ligne au comptoir de services de l’unité selon un horaire rotatif, et agir comme premier point de contact pour les demandes adressées à la Faculté. Répondre aux demandes en personne, par courriel, par téléphone ou par voie virtuelle, et fournir des renseignements détaillés sur les conditions d’admission (y compris les exigences relatives aux permis d’études pour les étudiantes et étudiants internationaux), l’inscription, les programmes d’études particuliers ainsi que sur la Faculté et l’Université dans son ensemble. Participer aux séances d’information et aux ateliers destinés aux coordonnatrices et coordonnateurs des programmes d’études supérieures et aux étudiantes et étudiants, tels que les séances d’accueil libre des GPC et les colloques sur l’éthique et la recherche. Fournir un soutien administratif à la doyenne associée ou au doyen associé aux études supérieures pour divers projets, notamment la compilation de données, la production de statistiques et la préparation de rapports. Participer aux réunions régulières de l’unité afin d’échanger de l’information sur les programmes d’études supérieures, de discuter des dossiers non courants et de collaborer entre les différents secteurs de responsabilité. Formuler des recommandations visant l’amélioration de la qualité des services, des délais de réponse et de l’efficacité des processus. Assurer, au besoin, la planification de réunions et de rendez-vous. Tenir à jour les dossiers administratifs, coordonner l’archivage des documents, effectuer le tri du courrier entrant et répondre aux demandes relevant de son champ de responsabilités. Vérifier et soumettre les paiements de bourses et de stipends. Participer aux activités d’orientation et d’accueil. Autres compétences et aptitudes requises Une expérience préalable dans les affaires étudiantes au niveau universitaire est considérée comme un atout. Excellente orientation vers la clientèle et le service, avec une capacité démontrée à interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation. Excellentes aptitudes en communication écrite et en relations interpersonnelles. Capacité démontrée à écouter activement et à accompagner les étudiantes et étudiants. Aptitude à transmettre et à recevoir de l’information de façon claire et efficace. Professionnalisme, discrétion et expérience dans le traitement de renseignements confidentiels. Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Capacité démontrée à travailler efficacement sous pression et à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés. Souci du détail, précision et débrouillardise démontrés. Capacité éprouvée à travailler de façon autonome, à faire preuve d’initiative dans la résolution de problèmes relevant de son champ de responsabilités et à contribuer efficacement au travail d’équipe. La connaissance des processus d’admission aux études supérieures et de gestion des relevés de notes constitue un atout. Maîtrise démontrée de l’environnement Microsoft Office, y compris les logiciels de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, les logiciels de présentation, les plateformes de réunions virtuelles (Teams, Zoom), le courrier électronique et les applications Internet. La connaissance du système d’information étudiant Minerva/Banner (SIS) est un atout, tout comme la connaissance de Slate. Connaissance du français : Français parlé courant; français écrit considéré comme un atout. En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons : Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible) Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible) Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI) Politique de vacances compétitive Deux (2) journées personnelles Deux (2) congés flottants Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail Congés payés pendant la période des vacances de décembre Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%) Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet Avant de postuler Veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et disposé(e) à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est situé. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 (avancé) sur une échelle de 0-4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici. Formation Et Expérience Minimales Requises DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46 Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein) Superviseur Professeur Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date Limite Pour Postuler 2026-11-15 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

Ce que vous ferez

Coordinate graduate admissions and student services from application through graduation, including academic records, examinations, grades, progress reports, and student inquiries. Provide administrative support to the graduate studies office, maintain records and payments, assist with events and reporting, and recommend improvements to service and processes.

Exigences

Requires a secretarial studies or office systems vocational diploma and four years of relevant experience; prior university student affairs experience and knowledge of graduate admissions processes are assets. Candidates should have strong communication, customer service, organizational, and problem-solving skills, proficiency with Microsoft Office and virtual meeting platforms, and advanced English; spoken French is required and written French is an asset.

Avantages

• Health Insurance
• Dental Insurance
• Life Insurance
• Defined Contribution Pension Plan
• Registered Retirement Savings Plan
• Tax-Free Savings Account
• Competitive Vacation Policy
• Personal Days
• Floating Holidays
• Paid Summer Fridays
• Paid December Holiday Closure
• Tuition Fee Credit
• Remote Work Up To Two Days Per Week, Where Permitted

Compétences indiquées

• Service à la clientèle · Souhaitée
• written communication · Souhaitée
• interpersonal communication · Souhaitée
• Sens de l’organisation · Souhaitée
• Multitasking · Souhaitée
• Résolution de problèmes · Souhaitée
• Souci du détail · Souhaitée
• Microsoft Office · Souhaitée
• Microsoft Teams · Souhaitée
• Zoom · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Graduate Admissions Processing
• Student Advising
• Academic Records Management
• Customer Service
• Written Communication
• Interpersonal Communication
• Active Listening
• Confidential Information Handling
• Organization
• Multitasking
• Problem-Solving
• Attention To Detail
• Microsoft Office
• Microsoft Teams
• Zoom
• Minerva/Banner

Domaines d’emploi

• Education
• Administrative
• Customer Service & Support

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