Agent administratif, classe 3 - secteur administration ou agente administrative, classe 3 - secteur administration

Résumé du poste

Welcomes and directs visitors, handles telephone and general information requests, distributes mail, and maintains information resources and visitor records. Provides administrative support through document preparation, data entry, meeting and equipment reservations, supply management, and assistance with workplace organization.

Détails du poste

Mandat Personne qui accomplit une variété de travaux administratifs modérément compliqués selon des directives précises, des méthodes et des procédures établies. Elle exerce des attributions relatives à l’inscription ou à l’admission des usagers, ainsi qu’au traitement de données. Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur secrétariat. Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) agent(e) administratif(ve) classe 3 (AA3) pour des remplacement à durée indéterminée à temps complet, horaire variable et une fin de semaine sur deux. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Volet A. Réception Accueille et oriente les visiteurs qui se présentent et voit à les diriger au bon endroit; Reçoit les appels de la clientèle et répond à leur demandes dans les limites de ses fonctions; Répond aux appels téléphoniques et selon le cas, donne l’information appropriée, achemine les appels, transmet les messages et fait les suivis nécessaires; ? Donne des renseignements d’ordre général sur l’établissement; Assure la réception et la distribution des lettres, des colis, des journaux; Assure la préparation des enveloppes pour les envois internes et externes; Traite les demandes de dépliants, publications émanant de tous les sites; Maintient l’inventaire des dépliants et publications à jour et commande les items au besoin; Tient à jour certaines banques d’information, bottins et registres; Prend connaissance des courriels via Outlook et imprime les communiqués, notes de service et sommaires; Contrôle l’entrée et la sortie des visiteurs et leur demande d’inscrire leur nom au registre des visiteurs. Volet B. Soutien à l’équipe Assemble, trie et classe divers documents; Réalise des copies, numérisation et assemblage de documents, montage de cahier/cartable/outils de travail; Assure l’approbation et la réservation des salles pour les réunions; Assure l’approbation et la réservation des équipements tels que PC/canon/caméras; Prépare le matériel nécessaire pour des activités; Transcrit sur traitement de texte des lettres, des rapports, des tableaux et d’autres documents; Participe à l’entrée de données statistiques dans différents tableurs; Collabore dans l’ajout, la modification et suppression de documents sur la plateforme web; ? Répond aux demandes de billets de taxi et assure les commandes au besoin. Volet C. Organisation de l’environnement de travail Effectue les commandes de repas pour les activités, lorsqu’indiqué; Collabore à l’orientation du nouveau personnel; S’assure que les équipements informatiques et électroniques de la réception et des salles de réunion soient fonctionnels; Remplit régulièrement les espaces de papeterie; Organise et gère la réserve des fournitures de bureau et autres matériels. Exigences Diplôme d'études secondaire souhaité. 6 à 1 an d'expérience souhaité.

Ce que vous ferez

Welcomes and directs visitors, handles telephone and general information requests, distributes mail, and maintains information resources and visitor records. Provides administrative support through document preparation, data entry, meeting and equipment reservations, supply management, and assistance with workplace organization.

Exigences

A high school diploma is desired. Six months to one year of experience is desired.

Compétences indiquées

• Administrative Support · Souhaitée
• Saisie de données · Souhaitée
• Microsoft Outlook · Souhaitée
• Gestion des stocks · Souhaitée

Autres compétences pertinentes

Relevées dans la description du poste. Confirmez les exigences importantes ci-dessus.

• Reception
• Visitor Assistance
• Telephone Support
• Administrative Support
• Document Management
• Data Entry
• Word Processing
• Microsoft Outlook
• Spreadsheet Data Entry
• Meeting Room Reservations
• Equipment Reservations
• Inventory Management
• Records Maintenance
• Mail Distribution
• New Employee Orientation

Domaines d’emploi

• Administrative
• Customer Service & Support
• Healthcare

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